Загран командировки оформление 2018 и учет конвертаций

Оформление командировки в 2019 году пошаговая инструкция

Загран командировки оформление 2018 и учет конвертаций
Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2019 году включает три этапа – документальное оформление, выплата сотруднику аванса на поездку и учет командировочных расходов.

Порядок оформления командировок в 2019 году закрепите в положении о командировках. Это будет своеобразной инструкцией для работников и бухгалтера по командировкам в 2019 году.

Узнайте, как правильно оформить командировку, чтобы избежать споров с сотрудником >>

В положении пропишите порядок документального оформления командировок в компании, сроки поездки, новые правила учета расходов на командировки сотрудников, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Основание для направления работника в служебную поездку – решение директора о направлении в командировку. Документ можно оформить в произвольном виде или по унифицированной форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это надо сделать до того, как отправили сотрудника в командировку.

Образец приказа о направлении сотрудника в поездку

Дни поездки надо отметить в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).  Проставьте буквенный код «К» или цифру «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно ставят «РВ» «03» (п. 2 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Все условные обозначения для табеля учета рабочего времени смотрите в таблице.

Как заполнять табель учета рабочего времени в различных ситуациях, читайте в рекомендации “Как вести учет рабочего времени”.

Шаг 2. Оплачиваем командировку

Штатному сотруднику, которого направили в служебную командировку, организация в 2019 году должна возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Можно ли наказывать сотрудников за то, что сорвали командировку

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещают в порядке, который установили в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ст. 168 ТК РФ). Порядок для разных сотрудников может быть разным.

К примеру, он может зависеть от должности работника, стажа, квалификации или отдела (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Подробнее о том, какие расходы нужно компенсировать сотруднику, который отправился в командировку, рассказали эксперты системы “Главбух”.

Как оформить командировочные расходы (нормы и порядок возмещения затрат) компания решает самостоятельно, причем в 2019 году можно применять порядок 2018 года (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

 Как оплатить командировку внештатного сотрудника

Когда человек работает по гражданско-правовому договору, его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК). Поэтому учитывать расходы на командировки подрядчиков нужно в особом порядке.

Из рекомендации “Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и учесть расходы на такие поездки”

В законодательстве есть нормы только для суточных. И то только в части НДФЛ и взносов. Так, чтобы с суточных не считать налог и взносы, на поездки по России на день надо выдавать по 700 руб.

, а для заграничных поездок по 2500 руб. Если выплачиваете больше, то с разницы придется удержать НДФЛ и заплатить взносы.

В остальном загранкомандировки и поездки внутри страны оформляем и оплачиваем одинаково. 

Подтверждением командировочных расходов будет авансовый отчет сотрудника. К отчету работник прикладывает документы на его затраты на командировки. Как оформить авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки, читайте в другой статье.

За время командировки за штатным сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его платят за все дни работы сотрудника по графику для этого работника. В том числе за дни, когда командировочный был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

За работу в командировке в выходные или праздники оплату производят по правилам статьи 153 Трудового кодекса – в двойном размере или предоставляют дополнительный выходной. Подробнее читайте в статье “Как оплатить командировку в выходной или праздник”.

Средний заработок за время командировки выплачивайте вместе с зарплатой. В какие сроки платить зарплату, смотрите в таблице.

Если задержитесь с расчетом и выплатите деньги позже срока, организации грозит административная и материальная ответственность. А руководителю организации – уголовная ответственность.

Подробности – в материале “Какая ответственность предусмотрена за задержку выплаты зарплаты”.

Шаг 3. Учитываем расходы по командировке

Чтобы списать расходы на командировку в 2019 году, составляют авансовый отчет. Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, которые подтверждают расходы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Командированные подотчетники часто подкидывают проблемы бухгалтеру. То принесут билет, оплаченный милями, то огромный счет на услуги VIP-залов. Узнайте, можно ли принять у сотрудника такие документы и как учесть расходы при расчете налогов >>

Учет командированных расходов чиновники закрепили в статье 264 Налогового кодекса. Обычно в затраты входят суточные, затраты на проезд и оплата проживания (ст. 168 ТК РФ). Рассмотрим налогообложение командировочных расходов в 2019 году подробнее.

 Эксперты предупреждают

31 процент бухгалтеров путаются в расчетах по однодневным командировкам и обычным/ Они думают, что однодневные командировки надо оплачивать так же, как обычные. Почему это рискованно >>

Суточные

Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.

Если работник едет на машине, которая принадлежит ему на праве собственности или которую взял в аренду, то нужна еще служебная записка. Она понадобится и при поездке на служебном авто. Составленный документ прикладывают к авансовому отчету. А для подтверждения расходов на бензин используйте чеки АЗС и путевые листы. Как не ошибиться, когда выдаете сотруднику суточныe >>

Расходы на проезд

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/88825-oformlenie-komandirovki-v-2019-godu-poshagovaya-instruktsiya

Документальное оформление и учет командировочных расходов

Загран командировки оформление 2018 и учет конвертаций

Нередко хозяйствующие субъекты сталкиваются с необходимостью отправить сотрудника в командировку.

Казалось бы, что может быть проще? Вместе с тем, не верное оформление командировочных документом может повлечь претензии со стороны контролирующих органов, что в свою очередь может оказать негативное влияние на финансовое состояние организации. Разобраться с вопросом документального оформления командировочных расходов в 2018 году поможет материал PPT.ru

Командировки в 2018 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году и какие формы для этого использовать?

Оформление командировки в 2018 году: документы

Оформление командировочных документов в 2018 году вытекает из норм Трудового кодекса РФ. Поэтому, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание.

При этом, начиная с 8 января 2015 года, согласно постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (далее- Постановление №749) организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение.

Теперь для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно.

Однако для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сорудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено.

Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно ото него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичным учетным документам определены Федеральным законом от 6.1.2 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Поэтому оформление командировочных документов в 2018 году должно отвечать следующим стандартам:

  • формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем;
  • командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете закона, к которым относятся:
  1. наименование регистра;
  2. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Итак, мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2018 году. После этого, по возвращению сотрудника, обязательно нужно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

По возвращению работника необходимо правильно оформить и оплатить произведенные им расходы. При этом, как было отмечено выше, к расходам относяться и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке.

Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании, а также порядок расчета и выплаты суточных определен постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих локальных нормативных документах.

При этом, в соответствии с нормами Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей, и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке, не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных, а также подтверждает произведенные расходы документами — проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими.

Основным документом, в соответствии с постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма N АО-1. Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течении 3-х дней по возвращению из командировки.

В противном случае, расходы ему могут быть не возмещены.

Образец приказа о направлении в командировку (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Образец заполненного авансового отчета (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Оформление командировочных расходов

Оформление командировочных расходов

Ольга Шпинькова, финансовый директор

На основании ст. 168 ТК РФ работодатель должен возмещать направляемому в командировку работнику три вида расходов – дорогу, жилье, суточные. Если в командировке были и другие расходы, то работодатель возмещает их при условии, что они были произведены с его согласия.

Что касается загранкомандировок, то помимо перечисленных расходов обязательными к возмещению являются расходы на оформление загранпаспорта и визы, а также медицинской страховки и обязательных сборов (аэродромных, консульских, транзитных).

Несмотря на кажущуюся простоту, на практике оформление командировочных расходов иногда вызывает некоторые сложности. В настоящей статье рассмотрим подробно все виды расходов и способы их правильного документального оформления.

Документальное оформление командировки

Чтобы принять к учету расходы по проживанию в гостинице, билеты на самолет, расходы на такси, на питание — необходимо оформить командировку.

Для оформления загранкомандировки необходимо составить следующие документы:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме N Т-9; (приложение 1), в котором определяются цель командировки, место назначения (страна и организация), сроки командировки.

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а (приложение 2)

— авансовый отчет по форме АО-1 (приложение 3). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.

1993 N 40, авансовый отчет должен быть составлен не позднее 3-х дней по возвращении из командировки.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: авиа- или железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и документами, косвенно подтверждающими произведенные.

Источник: https://platanclub.ru/dokumentalnoe-oformlenie-i-uchet-kom/

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить – НалогОбзор.Инфо

Загран командировки оформление 2018 и учет конвертаций

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

1. Типы командировочных расходов

2.  Как правильно отразить порядок  

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

     3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

     3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

     3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

     3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы  на прочие нужды сотрудника

     3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

Организация командировки

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

  • на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
  • на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
  • личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
  • иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При  командировке за границу работодатель также оплачивает:

  • госпошлину при  оформлении загранпаспорта или визы;
  • консульские и  аэродромные сборы;
  • сборы за въезд или перевозку автомобиля;
  • оплата медицинского страхования;
  • прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

  • оплата сервиса  в барах и ресторанах;
  • платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
  • затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). 

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

  1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;
  1.  Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;
  1.  При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;
  1.  При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет – маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются  от сдачи в аренду номера  в гостинице или квартиры. Так аренду  гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды  квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России – 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника.  Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета,  банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России.

Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты.

При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы.  В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Источник: http://nalogobzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/raskhody_v_komandirovke_chem_podtverdit_i_kak_oplatit/71-1-0-2087

Командировка за границу: сложности оформления

Загран командировки оформление 2018 и учет конвертаций

Документальное оформление взаиморасчетов с сотрудниками – один из наиболее важных разделов бухучета. От этого зависят не только различного рода выплаты, но и размеры налоговых отчислений и социальных взносов. Особое внимание следует уделять выдаче средств на рабочие поездки, в том числе и за границу. О них рассказала Екатерина Ермакова, менеджер проектов компании «Интеркомп».

Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России.

Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику.

Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле.

Средства под отчет

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно.

Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств.

Оформить его можно, например, в виде приказа.

Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).

Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте.

Обратите внимание

Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г.

№ 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина от 27 ноября 2006 года № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке.

Рассмотрим получение денег под отчет на примере: 30 октября 2017 года компания получила из банка валютные средства в размере 1000 долларов на командировочные расходы.

1 ноября 2017 года валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября 2017 года.

У работника по отчету возник перерасход средств в размере 100 долларов. Как отразить эти операции в учете?

30 октября 2017 года:

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)   Кредит 52
В банке получены валютные средства на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (57 500 руб. по курсу 57,5 руб./долл. США);

31 октября 2017 года:

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)   Кредит 91.1
Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл. США × 58 руб. = 58 000 руб. – 57 500 руб. = 500 руб.);

1 ноября 2017 года:

Дебет 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)   Кредит 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)
Валюта выдана сотруднику компании под отчет на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб. по курсу 58,2 руб./долл. США);

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)   Кредит 91.1
Отражена курсовая разница на сумму 200 руб. (58 000 руб. (на 31.10.2017) – 58 200 руб. (на 01.11.2017) = 200 руб.);

20 ноября 2017 года:

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании   Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб., курс взят на дату выдачи валюты сотруднику);

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании   Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 100 долл. США (5950 руб. по курсу 59,5 руб./долл. США). Перерасход отражен по курсу на дату утверждения авансового отчета, так как документа о конвертации не предоставлено.

Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее – перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.

Источник: https://www.buhgalteria.ru/article/komandirovka-za-granitsu-slozhnosti-oformleniya

Командировочные за границу

Загран командировки оформление 2018 и учет конвертаций

Направляя работника в служебную командировку (далее — командировка) за границу, наниматель обязан должным образом ее оформить. Рассмотрим порядок оформления основных документов при командировании за границу.

Закрепляем порядок и определяем ответственное лицо

Разрабатывать локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА), регулирующий порядок направления работников в командировки, в соответствии с законодательством не требуется.

Вместе с тем, если командировки в организации случаются часто и в них направляется много лиц, целесообразно закрепить такой порядок, а также утвердить формы соответствующих документов. Для этого можно подготовить отдельный ЛНПА, например положение о служебных командировках работников, или закрепить упомянутый порядок в ином документе организации.

Законодательство не обязывает нанимателя определять лицо, ответственное за порядок командирования. Вместе с тем сделать это целесообразно.

На практике оформлением командировок обычно занимается секретариат, кадровая служба или бухгалтерия.

Для того чтобы направить работника в командировку за границу, наниматель должен подготовить определенные документы.

Задание на командировку

При направлении в командировку за границу нанимателем в обязательном порядке оформляется задание на служебную командировку за границу (далее — задание) .

Задание обычно составляется командируемым работником, его непосредственным руководителем и при необходимости иными работниками, в компетенцию которых входят рассматриваемые в ходе командировки вопросы.

Задание составляется в письменном виде, и в нем указываются следующие сведения :

— государство и цель командировки;

— время нахождения за границей;

— план встреч и переговоров;

— перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

— предмет договора (контракта, соглашения) — в случае заключения договора (контракта, соглашения);

— иные сведения, необходимые для выполнения командировки.

На заметку

Задание должно иметь конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок . То есть в нем не допускается указывать формулировки следующего содержания: «Для укрепления партнерских отношений», «В целях налаживания сотрудничества» и т.п.

Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель .

Согласие работника

До оформления приказа (распоряжения) (далее — приказ) о командировании за границу в отдельных случаях требуется получить согласие работника поехать в командировку.

Получить согласие нужно в следующих случаях:

— если командировка будет длиться более 30 календарных дней ;

— если в командировку направляют женщину, опекуна (попечителя), имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), или отца, воспитывающего таких детей без матери. При этом в указанном случае согласие должно быть письменное ;

— если в командировку направляют инвалида .

Оформление согласия в письменном виде предусмотрено только для одного случая из вышеперечисленных. Вместе с тем, для того чтобы нанимателю избежать в дальнейшем возможных конфликтных ситуаций, целесообразно оформлять его в письменном виде для всех указанных случаев.

Согласие может быть оформлено в виде отдельного заявления работника или отметки о согласии в предложении нанимателя поехать в командировку за границу.

Приказ о командировании

Направление работника в командировку оформляется приказом нанимателя . Основанием для издания данного приказа может служить план служебных командировок, докладная записка с предложением о направлении работника в командировку, приглашение организации, в которую командируется работник, и др.

В приказе о командировании обычно указывается следующая информация:

— фамилия, имя и отчество (при наличии) командируемого работника;

— наименование его должности (профессии);

— наименование структурного подразделения, в котором трудится работник;

— место, срок и цель командировки;

— условия командирования за границу согласно приглашению (при его наличии), например расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.

Наниматель должен зарегистрировать такое приглашение и перевести его с иностранного языка на белорусский или русский язык .

Регистрацию приглашения можно поручить выполнять работнику, ответственному за порядок командирования в организации, или иному работнику;

— др.

На заметку

В Унифицированной системе организационно-распорядительной документации содержится форма приказа о командировании. Однако строго придерживаться ее необязательно, т.к. она носит рекомендательный характер

Приказы о командировании относятся к приказам по личному составу .

Регистрационным индексом приказа о командировании является порядковый регистрационный номер, дополненный :

литерой «к» — для документов 75-летнего срока хранения;

литерой «л» — для документов 3-летнего срока хранения.

Сроки хранения таких приказов зависят от продолжительности командировки, а именно :

— при командировке за границу сроком до одного месяца — 3 года;

— при длительных (более месяца) командировках за границу — 75 лет.

При этом приказы, которые хранятся 3 года, регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов с 75-летним сроком хранения .

На заметку

При большом количестве приказов о командировании допускается регистрировать их отдельно от приказов по личному составу с тем же сроком хранения

Наниматель должен ознакомить работника с приказом о командировании под подпись.

На заметку

Приказ о командировании является основанием для расчета и выплаты денег работнику

Командировочное удостоверение

Законодательством не установлено обязанности нанимателя выдавать командировочное удостоверение работнику при направлении его в командировку за границу. Вместе с тем оно может выдаваться по решению нанимателя (если иное не установлено законодательными актами) .

Необходимость оформления и выдачи данного документа работнику наниматель может установить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.

В этом случае за основу можно взять форму командировочного удостоверения, применяемую при направлении работников в командировки в пределах Беларуси.

Обычно в командировочном удостоверении указываются следующие сведения:

— фамилия, имя и отчество командируемого работника (при наличии);

— должность (профессия) работника и наименование структурного подразделения, в котором он работает;

— срок командировки (количество дней);

— место назначения и цель командировки;

— отметки о выбытии и прибытии.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Подписанный документ выдается командируемому работнику на руки.

На заметку

Если командировочное удостоверение в организации не оформляется, факт пребывания работника в командировке подтверждается приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание).

Отчет

По возвращении из командировки работник в 10-дневный срок со дня прибытия обязан представить письменный отчет об итогах командировки .

На заметку

Отчет об итогах командировки нужно отличать от авансового отчета, в котором указываются сведения о расходовании полученного аванса.

Наниматель определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления . Это можно закрепить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.

Основой для составления отчета обычно служит задание.

Обычно в отчете указываются следующие сведения:

— фамилия, имя, отчество (при наличии);

— должность работника;

— страна (место) пребывания;

— количество дней пребывания;

— основание командирования;

— конкретные сведения о проделанной в командировке работе;

— выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.

Цели поездок

Любая компания стремится расширить свою сферу влияния и найти партнеров не только в России, но и за рубежом.

Организация деловых поездок позволяет наладить взаимовыгодные отношения с представителями других корпораций, упрочить собственный бизнес и повысить авторитет компании.

В рамках зарубежных командировок работодатели часто отправляют своих сотрудников на мастер-классы и конференции для ведущих специалистов и персонала компаний.

Способов общения между партнерами в рамках заграничных рабочих поездок несколько:

  • Частное посещение. Такая программа делового тура рассчитана на встречу двух представителей компании для обсуждения текущих дел;
  • Посещение выставок. Позволяет быстро найти поставщиков, рынки сбыта, узнать о новинках в сфере Вашего бизнеса;
  • Посещение конференций или конгрессов. Несколько сотрудников компании отправляются для обмена опытом с зарубежными коллегами;
  • Семинары и тренинги. Необходимы для личностного роста менеджеров, руководителей и ведущих специалистов компании;
  • Корпоративные туры с целью поощрения позволяют выделить наиболее эффективных сотрудников и дать мотивацию остальным работникам.

Чтобы командировка прошла гладко и в конечном счете принесла корпорации прибыль, деловые туры должны быть организованы на высшем уровне.

Особенности организации зарубежных поездок

Грамотная организация зарубежных командировок позволяет урегулировать все возможные проблемы и вопросы заранее. Благодаря точным расчетам и планированию, деловые поездки за границу станут не только рабочей рутиной, но приятным времяпрепровождением.

Каждая командировка имеет свои особенности, а мы их учитываем:

  • Помогаем с оформлением виз, покупкой билетов и бронированием отелей;
  • Организуем экскурсии или коллективные мероприятия;
  • Бронируем билеты на удобные рейсы;
  • Выбираем самые оптимальные маршруты и удобные гостиницы.

Мы знаем, как сделать деловые поездки за рубеж приятными и прибыльными.

Наши преимущества

Мы знаем, что нашим клиентам требуются качественные услуги настоящих профессионалов. В Москве масса корпораций и предприятий, которые нуждаются в организации зарубежных командировок, и мы с радостью поможем в этом.

Обратившись в компанию Арт-Сервис, Вы получите безупречное качество услуг. Чтобы уточнить все подробности сотрудничества, просто свяжитесь с нашим менеджером по указанному телефону или воспользуйтесь удобной формой обратной связи.

Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России.

Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику.

Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле.

Императив
Добавить комментарий