Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

«Билетные» вопросы с оглядкой на изменения в «командировочной» Инструкции

Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет
электронный ж/д, авиа-, автобусный билет, возмещение расходов, налоговый кредит Работник сдал авансовый отчет с распечатанным электронным билетом на поезд (билет приобретен через Интернет).

Есть ли у нас основания возмещать ему расходы? Должен ли к билету прилагаться оригинал квитанции о его оплате?

«Командировочный» п.п. 170.9.

1 НКУ устанавливает, что возмещаемые работодателем расходы на проезд не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии:

(1) документов, подтверждающих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов, в том числе электронных билетов;

(2) посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта;

(3) расчетного документа об их приобретении (причем независимо от вида транспорта).

Однако с ж/д билетом на поезд все складывается гораздо проще. Железнодорожный билет оформляют по правилам Порядка № 331/137*. И при заказе электронного билета работник получает на электронную почту посадочный документ, который он должен распечатать.

Так вот, этот посадочный документ одновременно является и проездным, и расчетным документом (п. 5.6 Порядка № 331/137). Данные электронного посадочного, перевозочного или документа на услуги железной дороги заносятся в специализированный РРО (п. 8.6 разд. VIII Порядка № 331/137). Соответственно, он выполняет и функции фискального чека.

Поэтому при использовании электронных ж/д билетов отдельный документ, подтверждающий их оплату, не нужен. Также и не нужен посадочный талон (нужен посадочный документ).

К слову, с тем, что ж/д билет (в том числе электронный) на поезд считается расчетным документом (т. е. к нему не нужно прилагать документ об уплате), соглашаются и сами налоговики.

Так, в категории 109.10 ЗІР сказано, что распечатанный электронный проездной билет на железнодорожный транспорт считается расчетным документом, если он оформлен на соответствующем бланке проездного документа или сформирован в электронном виде согласно требованиям Порядка № 331/137.

Для возмещения стоимости проезда на поезде работнику достаточно приложить к авансовому отчету электронный проездной ж/д билет (посадочный документ), распечатанный на принтере. А расчетный документ и посадочный талон не нужны.

Для перевозки багажа достаточно приложить распечатанный электронный перевозочный документ, а для подтверждения услуг по пользованию комплектом постельных принадлежностей и услуг по резервированию мест — распечатанный электронный документ на услуги.

То же самое указано и в «командировочной» Инструкции № 59** (п. 12 разд. II), которая совсем недавно была обновлена (приказом Минфина от 28.07.2017 г. № 669)***:

«В случае использования электронного проездного/перевозочного документана поездоснованием для возмещения расходов на его приобретение являетсяраспечатанный на бумажном носителе посадочный документ,а в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги».

При этом сразу отметим, что с билетами на другой вид транспорта (например, авиабилетами) такой вариант не пройдет (но о них расскажем чуть дальше).

Что касается отражения в учете расходов на проезд по ж/д билету, то:

— для налога на прибыль — полностью ориентируемся на правила бухучета. Никаких корректировок финрезультата не предусмотрено;

— в бухучете — расходы на проезд включаем в те статьи расходов, с которыми была связана поездка (отражают их на следующих счетах в бухучете: 23, 91, 92, 93, 94).

Расходы отражают в учете на дату утверждения руководителем предприятия Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Еще один момент, на который стоит обратить внимание, — как быть с налоговым кредитом по НДС.

Транспортные билеты при условии, что они содержат (1) общую сумму платежа, (2) сумму НДС и (3) налоговый номер продавца, являются документами — заменителями налоговой накладной и дают право на налоговый кредит (п.п. «а» п. 201.11 НКУ).

Правда, здесь есть такой момент. Выше мы отмечали, что ж/д билет одновременно является и расчетным документом, т. е. выполняет и функцию фискального чека. Поэтому иногда возникает вопрос: нужно ли при отражении налогового кредита по ж/д билету применять чековый суммовой критерий в 200 грн.?

Сразу отметим — не нужно . Отражать сумму НДС в составе налогового кредита следует как по транспортным билетам, руководствуясь п.п. «а» п. 201.11 НКУ (относим в налоговый кредит всю сумму НДС, указанную в билете), а не как по фискальному чеку. Это подтверждают и сами налоговики (см., к примеру, письмо Межрегионального ГУ ГФС от 16.12.2015 г. № 27154/10/28-10-06-11).

Источник: https://i.factor.ua/journals/buh911/2017/september/issue-39/article-30607.html

Электронный билет для командировки: тонкости учета

Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

С появлением электронных билетов организовывать командировки стало проще и быстрее. Вопросы появились у бухгалтеров: как правильно заносить проездной документ в авансовый платеж сотрудника, чтобы подтвердить расходы, как делать бухгалтерские проводки и принимать к вычету НДС?

Что такое электронный билет

Как и обычный, такой билет удостоверяет факт перевозки пассажира или багажа, но делает это в электронно-цифровом формате. Стандартная форма утверждена приказом Минтранса России от 21.08.2012 №322.

После оплаты единая информационная система перевозчика формирует выписку (она называется контрольным купоном) и отправляет на электронную почту. В ней будут сведения о маршруте, тарифе, об итоговой стоимости – по аналогии с бумажным вариантом. Контрольный купон по закону – это полноценный бланк строгой отчетности (БСО).

Электронный проездной документ представляет собой билет и контрольный купон с уникальным номером и серией

В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Первый способ подтвердить расходы – предоставить бумажный аналог на бланке строгой отчетности (контрольном купоне), в котором зашифрованы сведения из автоматизированной ИС перевозчика. Второй – подать билет не на БСО, но вместе с кассовым чеком.

Вместе с контрольным купоном можно также предоставить:

  • приказ директора о направлении в командировку;
  • документы о проживании в гостинице или о нахождении в месте командировки.

Если компания располагает чеками и счетами из гостиниц, приказом руководителя и т. д., предоставлять распечатанный билет и контрольный купон все равно нужно. Вместо последнего подойдет посадочный талон с информацией о поездке, который пассажир получает после электронной регистрации. Кассовый чек или выписка из банка в этом случае с 2013 г. не нужны.

Иногда билеты для поездок за границу оформляют на иностранном языке: чтобы подтвердить расходы, нужен перевод реквизитов

Учет билетов при их покупке сотрудником

Иногда сотрудник самостоятельно покупает электронный проездной документ на интернет-сайте на подотчетные средства как физическое лицо. Расходы списываются при наличии распечатанного билета и посадочного талона/контрольного купона. В последнем должны быть указаны: ФИО, номер поезда и места, цена, дата поездки.

Если покупку оформляет компания, бухгалтер проводит три операции: оплату, оприходование электронного документа и выдачу сотруднику. Когда эту функцию берет на себя физическое лицо, выполняют стандартную проводку по выдаче подотчетной суммы. По окончании командировки расходы на проезд списывают после утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете электронные билеты, содержащие все необходимые реквизиты, относят к первичным и используют как основание для списания затрат на проезд.

Компания может доверить покупку билетов сотруднику: на этот случай разработана специальная схема проводок

Компании, практикующие покупку электронных аналогов, в соответствии со статьей 171 Налогового кодекса (НК) имеют право принять к вычету сумму НДС, включенную в платеж при проезде в командировку.

Чтобы реализовать вычет НДС, необходимо:

  • иметь на руках контрольный купон в оригинале с выделенной суммой налога;
  • сделать соответствующую запись в книге покупок;
  • внести данные в период утверждения расходов.

Сложность в том, что в электронно-цифровой версии значение НДС часто не указано отдельной строкой. В железнодорожной кассе можно запросить чек ККТ или БСО с выделенной суммой налога.

Получить вычет без выделенной строки НДС сложнее, но тоже возможно. Параллельно с утверждением авансового отчета билет регистрируют в книге покупок.

Даты покупки и авансового отчета на практике часто относятся к разным налоговым периодам. Это не является препятствием, а лишь отодвигает сроки.

К примеру, если командировка началась в мае, а окончилась в августе, НДС к вычету заявляют с III квартала – по дате авансового отчета.

Сравнение условий учета обычных и электронных ж/д билетов

Условия учетаОбычный билетЭлектронный билет
Подтверждение наличия документаБилет на бланке строгой отчетностиРаспечатанный вариант контрольного купона и посадочный талон
Подтверждение оплатыНе нужноЧек ККМ или терминала с указанием личности плательщика
Документы для вычета НДСБилет на БСО с указанием суммы НДСКонтрольный купон с выделенным НДС
Документ для подтверждения расходовБилетКонтрольный купон/посадочный талон

Являясь бланком строгой отчетности, контрольный купон подходит для подтверждения расходов на командировку

Билет потерян: как быть?

Если после командировки цифрового билета не осталось, его можно повторно распечатать из электронной почты. В отличие от контрольного купона, посадочный талон восстановить невозможно. В этом случае получить подтверждение поездки можно у перевозчика.

Статья 252 НК допускает использовать в налоговом учете такие бумаги, косвенно подтверждающие расходы:

  • дубликат или копию;
  • справку от перевозчика с указанием ФИО пассажира, маршрута, цены, даты поездки.

Электронный билет, купленный организацией для командировки сотрудника, можно вернуть в кассе и на сайте, но для этого нужны обоснования. В течение полугода от даты отправки поезда разрешено подавать заявление в форме претензии на возврат средств. Величина компенсации зависит от причины отмены поездки и срока давности. Деньги возвращаются безналичным переводом на счет плательщика.

Появление электронных проездных документов на первый взгляд несколько усложнило процесс отчетности. На самом деле процедуры подтверждения расходов на командировку и оформления вычета НДС прозрачны и после минимальной практики не вызывают у бухгалтеров сложностей.

Источник: https://vokzal.ru/blog/elektronnyj-bilet-dlya-komandirovki-tonkosti-ucheta

Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.

Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте.

Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.

Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС.

Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом».

По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации.

На самом деле – это только часть билета.Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:

  • п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
  • п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы Итак, электронный билет у вас есть.

Командировка: подотчетник не приез билеты

Форум журнала «Главбух» Бухучет и налоги сотрудник потерял ж/д билет PDA Просмотр полной версии : сотрудник потерял ж/д билет JeVik 04-05-2007, 10:19:30 Мы тут спорим по такому поводу. По безналичному расчету (предоплатой) мы оплачиваем ж/д и авиа билеты для наших сотрудников, направляемых в командировки. Билеты под отчет выдаем командированным сотрудникам.

Важно

У нас остается с/ф и накладная. Так вот один из сотрудников потерял ж/д билеты. Командировочное поручение он выполнил, но за билеты соотв. не отчитался. Вопрос: что нам теперь делать? Фин.дир. настаивает на том, чтобы удержать с сотрудника стоимость билетов.

Я же считаю, что мы не вправе это делать, так как поручение выполнено, да и факт и сумма расходов нам точно известны (с/ф и накл), предлагаю отнеси эту сумму за сч.чистой прибыли и восстановить НДС. Было бы интересно узнать Ваши мнения.

Восстановить билет на поезд для отчета

Внимание

Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье. статьи: 1. Что такое электронные билеты 2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы 3.

Что делать, если билет потерян 4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке 5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете 6. Электронный билет в авансовом отчете 7. Бухучет электронных билетов с примером 8. Учет билетов при покупке сотрудником Итак, идем по порядку.

Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи. (если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р) Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье. 1.

Авансовый отчет при возврате билетов

Сотрудник потерял использованный билет. Цель командировки выполнена.

Просто как-то получается нехорошо: человек съездил, работу сделал, так еще и его на деньги наказали… apjulia 04-05-2007, 14:18:32 У меня сотрудник постирал билет, но фамилию видно осталось, к счастью, тоже по безналу покупали.

Пусть сотрудник пишет заявление, что потерял билет и не может сделать дубликат, а директор решает, что делать, Вам то зачем убиваться. JeVik 04-05-2007, 14:24:33 На самом деле здесь просто дело принципа. Руководителям просто очень удобно получается: потерял билет- возмещай.

А мне человека жалко, сумма приличная. natali2004 05-05-2007, 08:14:48 Я живу в Магадане, всем нашим сотрудникам мы оплачиваем проезд к месту проведения отпуска и обратно.
На мою бытность главным бухгалтером (а это 3 года) трижды сотрудники теряли проездные документы.

Учет жд билетов в бухгалтерском учете

Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой… Для того чтобы сотрудники внимательнее относились к сохранности посадочного талона, во внутреннем локальном акте, посвященном командировкам, пропишите, что предоставление их для авансового отчета является обязательным.

Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014г. №03-03-07/16777) Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд.

Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку.

На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года. 4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке.

Как возместить расходы на командировку если билеты были утеряны?

ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме. Формы электронных проездных документов утверждены:

  1. Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г.
    №322

Источник: http://ndflkazani.ru/sotrudnik-poteryal-zhd-bilet-kak-provesti-avansovyj-otchet/

Учет электронных билетов

Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

Электронный авиабилет – это документ, который удостоверяет договоренность воздушного перемещения между клиентом и авиакомпанией.

В отличии от стандартного авиабилета, электронный является цифровой записью в базе данных авиакомпании.

Каждая организация должна вести учет билетов в бухгалтерском учете, так, как это тоже значительные затраты, которые необходимо фиксировать и записывать все данные.

Каждый электронный билет имеет свою структуру, и включает в себя несколько пунктов, которые помогут пассажиру добраться до места назначения.

В билете указаны:

  • Время отъезда;
  • Время прибытия;
  • Место, из которого выезжает клиент;
  • Место, в которое въезжает клиент.

Непосредственно сам электронный билет можно распечатать в агентстве по продажам авиабилетов. Для этого у них есть специально созданный бланк на английском языке.

В том случае, если билет был приобретен в Интернете, то через электронную почту самого покупателя, можно получить подтверждение, которое покупатель может распечатать самостоятельно.

На самом деле, в этом нет ничего сложного, просто нужно правильно все заполнить, а сама распечатка не занимает много времени.

Учет авиабилетов в бухгалтерском учете

Теперь рассмотрим все правила и инструкции касательно налогового и бухгалтерского учетов при покупке электронного авиабилета.

В инструкции назначено, что пока сотрудник пребывает в командировке за границей, то ему будут возмещены:

  • Расходы на поездку;
  • Предварительный заказ авиабилетов;
  • Оплата аэропортовых сборов;
  • Провоз багажа в обе стороны.

Все эти условия могут быть выполнены только в том случае, если у работника есть все оригиналы документов, которые должны подтвердить все расходы в виде квитанций, чеков и т. д.

Таким образом получается, что электронный билет – это полноправный билет на транспортные средства, но со своими незначительными нюансами.

Он обязательно должен быть показан в оригинале в том случае, если работник хочет, чтобы ему вернули все его потраченные средства за его время отлучения в командировку.

Как писалось выше, распечатанный маршрут, который вмещает в себя всю необходимую информацию о стоимости билета, клиенте, и представляет из себя подтверждение того, что хозяйственная операция была совершена, а сам посадочный талон показывает полученные транспортные услуги.

Кроме всего этого, рекомендовано приложить к авансовому счету какой-либо документ расчетов (квитанции, чеки и т. д.), это делается с целью убеждения.

Пример отражения данной операции в бухгалтерском учете

Компания купила электронный билет для отправки своего сотрудника, который был командирован в Стокгольм (Дания). Цель такой командировки – договор с иной компанией об открытии торговых путей. Согласно сведениям агента по продажам авиабилетов вся стоимость такого авиабилета составляет 5000 рублей.

Сюда также входят все расчеты в случае приобретения авиабилета с оплатой таких видов:

  • С расчетного счета;
  • С кредитного счета;
  • За наличку.

Также, в отдельные колонки записывается Дт счета, Кт счета, сумма, налоговый учет, а также примечания. На самом деле, составление данных в бухгалтерском учете не принесет никакого труда, потому, что там все расписано. Важно запомнить, что факт самой поездки показывает распечатанный электронный билет в бумажном виде вместе с тем же предъявлением талона для посадки на транспорт.

Следует отметить, если сотрудник может представить все документы о том, что он направляется в командировку, достаточным будет наличие одного из документов: только распечатанный электронный билет или же талон на посадку в транспортное средство.

Записи, которые делают в бухгалтерском учете:

  • Дебет 60 Кредит 51 – это все перечисленные средства для того, чтобы приобрести авиабилет;
  • Дебет 50 «Денежные документы» Кредит 60 – это отражение получения билета в сумме всех фактических затрат с учетом НДС, такая процедура делается на основе накладной того, кто платит;
  • Дебет 71 Кредит 50 «Денежные документы» — это уже выданный сотруднику электронный билет;
  • Дебет 20 Кредит 71 – это показанная в расходах сумма за цену электронного билета;
  • Дебет 19 Кредит 71 – это предъявленный НДС;
  • Дебет 68 Кредит 19 – принят к выдаче НДС.

Полностью все операции, которые были совершены, должны быть подкреплены и аргументированы документацией, ибо в противном случае, это может привести к плохим последствиям для организации. Все вышеперечисленные документы являются самыми первыми показателями для составления бухгалтерского учета авиабилетов, которые приобрела организация. Выдачу электронных билетов из кассы нужно обязательно записать в определенный реестр, для того, чтобы в будущем их можно было быстро найти и у предпринимателя не было никаких проблем с заполнением бухгалтерского учета.

Когда и как нужно записывать приобретенные авиабилеты в бухгалтерском учете?

Следует взять во внимание! Во всех бухгалтерских учетах купленные билеты, в том числе и электронные нужно отражать на счете 50-3 «Денежные документы» сразу же в тот момент, когда они поступили в организацию.

Согласно ст.166 Трудового Кодекса Российской Федерации, служебная командировка – это поездка сотрудника в то или оное место, для выполнения определенного поручения, которое определяет сам предприниматель, при этом сотрудник выезжает за место постоянной работы.

Также, работодатель должен возместить все затраты сотрудника, которые были необходимы для выполнения задания (если есть все оригиналы документов). При этом размеры и порядок возмещения принимается коллективным договором сотрудников организации.

После чего, все необходимые данные будут занесены в бухгалтерский учет, для того, чтобы можно было наблюдать расходы и в будущем не было никаких проблем.

Важно! На тот момент, когда организация уже приобрела билет, она не может быть уверена в том, что в результате данной операции будет произведено уменьшение ее экономической выгоды. Также нельзя определить сумму этого расхода, так, как билет может быть возвращенным, но в таких случаях все средства организации будут возвращены за минусом сборов и штрафов.

Документы, подтверждающие расходы на авиаперелет

Произведенные налогоплательщиком траты в обязательном порядке должны быть документально подтверждены, иначе их нельзя рассматривать при расчете налога на прибыль.

Для принятия затрат на перелет к учету командированные сотрудники предоставляют:

1) Авиационный билет.

Авиабилет – выполняет роль договора на осуществление воздушной перевозки.

При покупке бумажного авиабилета выдается чек контрольно-кассовой техники или бланк строгой отчетности. При приобретении билета в электронном виде, автоматизированной информационной системой оформления перевозочных документов формируется маршрут /квитанция с информацией о стоимости полета.

2) Посадочный талон.

В нем указывается:

-данные пассажира самолета

-рейс

-дата вылета

-время окончания посадки на рейс

-место выхода на посадку (буква обозначающая зону и цифра)

-номер посадочного места

По письму №03-03-06/1/35212 Минфина России посадочный талон, включая его электронную форму, выданный на электронную регистрацию должен иметь отметку, подтверждающую факт оказания услуги воздушной перевозки. Такой отметкой является штамп о досмотре.

Если штамп отсутствует можно подтвердить авиаперелет иным документом, например справкой, выданной авиакомпанией, а также иными бумагами, косвенно удостоверяющими перелет (авансовый отчет, чеки на оплату проживания в гостинице и т.п.).

Письмом Минфина России от 18.05.2015 №03-03-06/2/28296 разъяснено, что при утрате посадочного талона, доказать, что полет состоялся можно справкой от авиаперевозчика.

Если и такая бумага отсутствует, то расходы на дорогу нельзя учесть для целей налогообложения прибыли.

Отражение покупки авиабилетов на счетах бухгалтерского учета

Источник: https://atorcenter.ru/uchet-elektronnyh-biletov/

Императив
Добавить комментарий