Правила хранения карты т2

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Правила хранения карты т2

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2009, N 6

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Личная карточка – документ, содержащий персональные данные работника.

Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики – оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС).

Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 – на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.

) и заполняется при поступлении его на работу.

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки.

Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис. 1).

Пример. Раздел III Положения о воинском учете (извлечение):

30. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях:

б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учет;

31. В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица:

а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет;

б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации.

Рис. 1

Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения. Согласно ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [1] (далее – Типовой перечень), срок хранения личных карточек составляет 75 лет. Кроме этого, в документе рядом со сроком хранения есть пометка ЭПК (рис. 2).

Пример. Из п. 2.8 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения:

Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Рис. 2

Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.

2002 [3] (далее – Основные правила), установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов – по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

При больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома.

Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме – в каждое отдельное дело).

проблема, с которой сталкиваются архивисты при приеме личных карточек от кадровых служб организаций, – отсутствие сведений об увольнении сотрудников (дат увольнения и оснований к ним): к сожалению, кадровики иногда забывают указывать эти сведения в личных карточках.

В процессе ведения личных карточек может возникнуть такая ситуация, когда в связи с отсутствием свободного места для заполнения тех или иных разделов карточки приходится заводить новую. В этом случае архивному хранению подлежат обе карточки. Исключение могут составлять только случаи непроизвольного дублирования записей.

Иногда при ведении личных карточек используются не все ее страницы (листы) либо их просто нет. В этом случае возможно как принятие меры к восстановлению недостающих листов и/или записей, так и передача документов по их фактическому состоянию и наличию.

Но в последнем случае данный факт должен быть учтен составителем предисловия к сводной описи дел по личному составу при составлении сводной описи, которая составляется архивом организации (организацией) на основании сдаточной описи и документов к ней.

При передаче личных карточек на архивное хранение составляется сдаточная опись, которой согласно Основным правилам присваивается номер, состоящий из порядкового номера подразделения, на которого возложены обязанности их ведения (кадровая служба, в данном случае – 06), аббревиатура “л/с”, обозначающая категорию дел – дела по личному составу и год, по которому данные документы учитываются в описи (в данном случае – 2007): для личных карточек это – год увольнения сотрудников.

В первой графе описи указываются порядковые номера единиц хранения (дел) по описи; во второй – индекс дела по номенклатуре: порядковый номер подразделения (как в номере описи, в данном случае – 06) и номер дел внутри подразделения (в данном случае – 07); в третьей – заголовок дела; в четвертой – крайние даты дела; в пятой – количество листов; в шестой – необходимые примечания.

Ниже приведен образец сдаточной описи личных карточек подразделения. Опись обычно составляется на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых, согласно Типовому перечню, превышает 10 лет.

Примерный образец

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Утверждаю │

│ │

│ Начальник отдела кадров │

│ ОАО “Ласточка” │

│ ____________________ А.Г. Романов│

│ │

│ 20.06.2009 │

│ │

│ Опись N 06л/с-2009 │

│ │

│┌───┬───────┬─────────────────────┬────────────────┬─────────┬──────────┐│

││ N │ Индекс│ Заголовок дела │ Крайние даты │ Кол-во │Примечание││

││п/п│ дела │ │ │ листов │ ││

│├───┼───────┼─────────────────────┼────────────────┼─────────┼──────────┤│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 ││

│├───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┤│

││ 2008 ││

││ ││

││ Отдел кадров ││

│├───┬───────┬─────────────────────┬────────────────┬─────────┬──────────┤│

││ │ │ Личные карточки │ │ │ ││

││ │ │ сотрудников, │ 28.03.2004 – │ │ ││

Источник: https://hr-portal.ru/article/peredacha-lichnyh-kartochek-rabotnikov-na-arhivnoe-hranenie

Образец ящика для содержания карточки т 2 | Адвокатское бюро №21

Правила хранения карты т2

То есть отсутствие этого свидетельства не может служить причиной для отказа в приеме на работу. Однако, как показывает практика, бухгалтерии организаций настоятельно просят оформить данное свидетельство, поскольку это упрощает их отчетность перед налоговыми органами.

Требование по ведению Личной карточки (форма № Т-2) установлено «Правилами ведения воинского учета военнообязанных и призывников», утвержденными Приказом Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28 (далее — Правила).

Обучается в высшем учебном заведении, но не окончил его:

  • окончил 3 курса высшего учебного заведения;
  • окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но прервал его либо обучается на 3 курсе.

Карточки т 2 как пошить для архива

На сегодняшний день большинство процессов, происходящих в компании, автоматизированы. Это говорит о том, что многие работодатели не понимают смысла личной карточки сотрудника и ее функций, задач.
Раздел IV «Аттестация» состоит из таблицы, в которой нужно заполнить сведения о результатах аттестации (если работодатель проводит аттестацию работников).

Работник ставит свою подпись в конце II раздела.

Личная карточка заполняется на основании следующих документов:

  • документы, удостоверяющие личность работника (обычно паспорт)
  • военный билет
  • трудовая книжка
  • документы об окончании учебных заведений
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
  • свидетельство из налогового органа о постановке на учет
  • приказ о приеме на работу

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Срок хранения личных карточек т-2

Статьей 65 Трудового кодекса РФ предусмотрено обязательное представление работником при трудоустройстве страхового свидетельства ПФР. Свидетельство должно храниться на руках у работника.

Личную карточку работника можно вести по форме, разработанной и утвержденной работодателем самостоятельно, или по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1. Если работодатель ведет личную карточку по унифицированной форме Т-2, он должен внести в нее все сведения, предусмотренные данной формой.

В личных карточках граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе или граждан, признанных негодными к воинской службе по состоянию здоровья с исключением с воинского учета, производится отметка «Исключен с воинского учета по возрасту» или «Исключен с воинского учета по состоянию здоровья».
Спасибо Вам огромное! Нужная поддержка начинающим предпринимателям, да и простым гражданам. Желаю успехов в развитии и роста на рынке Казахстана.

Внимание: если строчки в карточке закончились (это случается, когда человек работает на предприятии уже длительное время), то необходимо завести дополнение к форме.

Длина записи при заполнении строки «Место рождения» не должна превышать 100 символов (включая пробелы, знаки препинания). Области и районы пишут в родительном падеже, без запятых.

При упоминании города, деревни, округа, области, поселка используют сокращение в виде первых трех букв (гор., дер., обл. и т.д.). Край, район, станция сокращают кр., рн., ст.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

В шапке бланка Т-2 необходимо заполнить наименование организации, код по ОКУД, ОКПО. Далее – заполнить таблицу:

  • дату составления личной карточки;
  • табельный номер работника;
  • ИНН работника;
  • номер СНИЛС;
  • алфавит (первая буква фамилии работника);
  • характер работы;
  • вид работы;
  • пол работника.

Если свидетельство работником утеряно, работодатель заказывает в Пенсионном фонде дубликат. Если же соискатель впервые поступает на работу по трудовому договору и при этом не работал ранее по договорам гражданско-правового характера, работодатель должен заказать для него свидетельство в ПФР.

В этих случаях номер проставляется в личной карточке после получения свидетельства или его дубликата. Начну с того, что в организациях, где я работала, не было готовых бланков личной карточки на картонных листах, поэтому набирали на компьютере. Получалось два листа формата А4, первый лист – 1и 2 страницы, второй лист – 3 и 4 страницы.

Каждый лист вкладывался в файл, и оба файла помещались в номенклатурное дело «Личные карточки работников» в алфавитном порядке.

За все время существования личной карточки сотрудник расписывается в ней трижды, как минимум – при трудоустройстве, ознакомлении с записью, связанной с приемом на службу, увольнении. Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Составляла опись, листы пронумеровывала, прошивала, скрепляла печатью и помещала в шкаф, так как архива в организации не было.

Над таблицей, в самом начале документа, проставляется название документа и ссылка на законодательную базу. Так и пишется «Унифицированная форма №Т-2», а затем «Утверждена …». Далее следует название предприятия, форма по ОКУД, ОКПО.

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение, для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к.

она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом. Все заполненные формы являются официальными документами.

Их следует расположить в алфавитном порядке и сохранять отдельно от личных дел тружеников (в другом сейфе).

Карточки т 2 как пошить для архиватор

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд.

В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе.

Гражданство записывают без сокращений. Ее кодирование осуществляют в соответствии Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95. Код 1 – гражданство РФ. Код 2 – двойное гражданство. Код 3 – иностранное гражданство.

Некоторые кадровики советуют также указывать должность и структурное подразделение. Я думаю, это излишне. Что вы будете делать в случае перевода работника?

В состав документа входит 11 разделов. Некоторые из них заполняются в процессе трудоустройства (1, 2, 3, 9), а остальные вносятся в ходе исполнения трудовых обязанностей.

В некоторых организациях личные карточки регистрируют в журнале учёта, присваивая им номера. В таком случае можно на дополнительном листе указать регистрационный номер личной карточки.

На самом деле, это важный документ, который должен храниться на предприятии на постоянной основе и плюс в течение 75 лет после увольнения работника.

Основная часть карточки состоит из 11 разделов. В разделе I вам необходимо заполнить общие сведения о сотруднике:

  • трудовой договор (номер, дата);
  • ФИО работника;
  • место его рождения;
  • гражданство;
  • знание иностранного языка;
  • образование сотрудника;
  • профессия;
  • стаж работы;
  • состоит ли в браке;
  • состав семьи;
  • данные паспорта;
  • адрес места проживания (прописка и фактический адрес проживания).

Составляла опись, листы пронумеровывала, прошивала, скрепляла печатью и…» а что Вы скрепляли печатью? А Вы вшивали лист-заверитель дела, если вшивали, то он не заверяется печатью.

Далее,и это моё мнение, если личную карточку вести на компьютере и потом распечатывать, то можно сразу предусмотреть дополнение строк в разделах, в которые вносятся записи, например «Раздел Отпуска» (это вообще головная боль кадровиков).

При смене фамилии, имени, отчества, новая карточка не заменяется, Вы правильно пишите, что зачеркнуть одно линией и поместить в скобки, а сверху написать новые данные (не закрашивать, не заклеивать). Таки данные как паспорт, место жительства в мою бытность работы инспектором по кадрам на заводе, я писал карандашом, просто они не несут информационную нагрузку.

Ведение воинского учета военнообязанных и призывников юридическими лицами осуществляется по личным карточкам по форме, согласно приложению 27 к настоящим Правилам (далее – личная карточка).

При оформлении личной карточки по форме № Т-2 применяются классификаторы информации, в которых содержатся, в частности, коды для заполнения ячеек: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию) и другие. Раньше кодирование применялось для обработки данных автоматизировано.

Сейчас необходимость в кодировании информации отпала. Если работодатель примет решение не проставлять коды, ячейки для кодов в карточке необходимо оставлять незаполненными. Убирать их из унифицированной формы Т-2 нельзя.

Во избежание ошибок при формировании записи о неоконченном образовании работника разработан пример заполнения.

Запись об образовании работника, если оно не окончено:

  • окончил 5-6 классов средней школы;
  • окончил 7, 8, 9 класс средней школы.

Формулировка этой графы разрешает сомнения кадровиков по поводу того, надо ли заводить личную карточку на совместителей. На внешних совместителей, безусловно, нужно.

Источник: http://dou21kirovsk.ru/torgovoe-pravo/549-obrazec-yaschika-dlya-soderzhaniya-kartochki-t-2.html

Личная карточка работника (Т-2) 50 шт

Правила хранения карты т2

Обязательно к применению Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 Формат А3 Плотная белая бумага высокого качества В упаковке 50 шт. Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Личные карточки работников (Форма Т-2) применяются в организациях для полного и всестороннего учёта персонала. На их основании формируется картотека личного состава.

В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности.

Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая – заполняются в процессе работы.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организаций.

В карточке Т-2 обязательно должны быть подписи сотрудника:

  • на 2 странице, подтверждающая правильность внесенных данных,
  • на 3 странице, рядом с каждой записью в разделе “Прием на работу и переводы на другую работу”,
  • на 4 странице, при увольнении.

Следствием этого требования является невозможность ведения формы Т-2 исключительно в электронном виде.

Нормативные материалы:

Личная карточка работника (Унифицированная форма № Т-2)
Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1

Выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”:

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:

  • приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а);
  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки,
  • а также сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п.5 “Знание иностранного языка” раздела 1 форм указывается степень знания языка:

  • “владею свободно”,
  • “читаю и могу объясниться”,
  • “читаю и перевожу со словарем”.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II “Сведения о воинском учете“, являются:

  • военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
  • удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

  • п.1 “Категория запаса” на офицеров запаса не заполняется;
  • п.3 “Состав (профиль)” – заполняется без сокращения (например, “командный”, “медицинский” или “солдаты”, “матросы” и т.п.);
  • п.4 “Полное кодовое обозначение ВУС” – записывается полное обозначение (шесть цифр, например “021101” или шесть цифр и буквенный знак, например, “113194А”);
  • п.5 “Категория годности к военной службе” – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория “А”;
  • в п.7 “Состоит на воинском учете” заполняется (простым карандашом):
    • строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
    • строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

  • пункты: п.1 “Категория запаса”, п.3 “Состав (профиль)”, п.4 “Полное кодовое обозначение ВУС” и п.7 “Состоит на воинском учете” не заполняются;
  • п.2 “Воинское звание” – делается запись “подлежит призыву”;
  • п.5 “Категория годности к военной службе” – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка “снят с воинского учета по возрасту” или “снят с воинского учета по состоянию здоровья”.

В разделе “Прием на работу, переводы на другую работу” с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе “Отпуск” ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел “Дополнительные сведения” заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Полезная информация:

По материалам Базы данных «Пакет кадровика». Консалтинговая компания «Стратегия

1. Каким документом утверждена личная карточка?

Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки – утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).

2. Все ли работодатели должны вести карточки Т-2?

Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1). К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести.

Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях.

Во-вторых, судебной арбитражной  практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.

3. Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?

Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь  на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере.

Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата А3.

А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно  длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.

4. У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику. Насколько это правильно?

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии – лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.

5. На основании каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу?

Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:

  • трудового договора, заключенного с работником;
  • приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;
  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • документов воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ,  ), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65). Поэтому незаконны могут быть требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.

6. Когда именно должна заводиться Т-2 на работника?

Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка.

Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

7. Сколько лет должны храниться личные карточки?

75 лет (!)

Источник: http://www.hr-ok.ru/e-store/blank/5120/

Личная карточка сотрудника: актуальные правила ведения, заполнения и хранения

Правила хранения карты т2

Вы узнаете:

  • Для чего нужна личная карточка сотрудника.
  • Как происходит заполнение личной карточки.
  • Как вносятся изменения в сведения о сотруднике.
  • Можно ли перевести личные карточки полностью в электронный вид.
  • Как осуществляется хранение личных карточек сотрудников в организации.
  • Сколько нужно хранить личные карточки уволенных сотрудников.

Узнайте все нюансы ведения личных карточек ваших сотрудников из нашей статьи.

Что чего нужна личная карточка сотрудника

На каждого работника предприятия заводится личная карточка. Оформляется она при приеме на работу, в нее вносятся отметки, например, при наложении взыскания на сотрудника, при смене его фамилии, получении им нового паспорта. При расторжении трудового договора карточка закрывается.

Форма личной карточки сотрудника – № Т2, она утверждена постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004г. Но компания вправе разработать собственную форму этого документа и утвердить его локальным нормативным актом.

Этот документ необходим для должного ведения учета труда персонала в организации. В нем собирается вся ключевая информация о работнике. Ведение личных карточек сотрудников значительно упрощает кадровый учет и доступ к важной информации, организует документацию.

Например, при несчастном случае на производстве отдел персонала сможет оперативно поднять личные данные работника, связаться с его близкими.

В оперативном доступе также будут сведения об образовании, стаже работы, наличии водительских прав, семейном положении, аттестации и т.д.

 Скачать образец личной карточки сотрудника

Документы, на основании которых происходит заполнение личной карточки сотрудника

Карточка заполняется сотрудником службы персонала на основании следующих документов:

  • Приказ о приеме на работу.
  • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
  • Трудовая книжка или другой документ, подтверждающий трудовой стаж.
  • Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.
  • Документы воинского учета.
  • Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Разделы личной карточки сотрудника и порядок ее заполнения

Личная карточка сотрудника по форме Т2 состоит из нескольких разделов:

  • Общие сведения.
  • Сведения о воинском учете.
  • Прием на работу и переводы на другую работу.
  • Аттестация.
  • Повышение квалификации.
  • Профессиональная переподготовка.
  • Награды, поощрения.
  • Отпуск.
  • Социальные льготы.
  • Дополнительные сведения.

Как заполнить личную карточку сотрудника

Начинать заполнение карточки следует с наименования организации согласно учредительным документам. Затем заполняется первая таблица, в которой указываются:

  • дата составления личной карточки;
  • табельный номер, который присваивается работнику;
  • ИНН сотрудника и номер СНИЛС;

Когда у сотрудника отсутствует СНИЛС, его оформляет работодатель на основании письменного заявления (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Исключение – дистанционный сотрудник, который получает пенсионное свидетельство сам (ч. 4 ст. 312.2 ТК).

  • в графе «Алфавит» следует указать первую букву фамилии сотрудника;
  • в графе «Характер работы» нужно указать «постоянно» или «временно»;
  • в графе «Вид работы» указывается «основная» или «по совместительству»;
  • заполняется графа «Пол».

Далее отдел персонала заполняет раздел 1 личной карточки сотрудника. Вносятся номер и дата трудового договора, а также общие сведения о работнике:

  • ФИО, дата и место рождения, гражданство;
  • знание иностранного языка;
  • образование;
  • профессия и стаж работы;
  • сведения о наличии брака и составе семьи;
  • паспортные данные;
  • адрес места жительства (и постоянной регистрации, и фактический);
  • номер телефона.

Раздел 2 личной карточки «Сведения о воинском учете» заполняется в зависимости от того, является ли лицо военнообязанным, и заверяется подписями руководителя отдела персонала и самого работника.

Раздел 3 «Прием на работу и переводы на другую работу» заполняется на основании соответствующих приказов – о приеме в штат компании или о переводе. Каждая новая запись должна быть скреплена подписью самого работника об ознакомлении.

Раздел 4 «Аттестация» должен быть заполнен, когда законом или локальными актами организации в обязательном порядке для этого работника предусмотрено проведение аттестации.

Разделы 5 и 6 «Профессиональная переподготовка» и «Повышение квалификации в организации» заполняются по мере прохождения дополнительного обучения и переподготовки сотрудника, основанием для внесения таких записей может служить диплом, сертификат или иной документ, подтверждающий обучение работника.

В разделе 7 «Награды» отдел персонала дублирует записи о поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку работника. Например, о награждении почетными грамотами, присвоении званий, а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ или правилами внутреннего трудового распорядка.

В раздел 8 «Отпуск» вносится информация обо всех видах отпусков, которые брал работник. Это могут быть как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и дополнительные, отпуска без сохранения зарплаты и прочее. Указывается также период отпуска, количество дней и основание, то есть приказ работодателя.

Если работник является льготником, например, имеет статус инвалида, донора, подвергался воздействию радиации, сведения об этом с указанием реквизитов подтверждающих документов вносятся в раздел 9 личной карточки – «Социальные льготы».

В «Дополнительных сведениях» (раздел 9) могут быть указаны любые прочие данные о работнике, которые не представляется возможным внести в другие разделы, но они имеют важное значение.

Раздел 10 является заключительным, он носит название «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» и в него вносится информация при увольнении сотрудника. Отдел персонала вносит формулировку увольнения, аналогичную как в трудовой книжке, со ссылкой на статью ТК РФ. Эта запись заверяется подписями самого работника и руководителя отдела персонала.

Если вы собираете, храните или используете персональные данные работников без их согласия, то вас как руководителя могут оштрафовать на 500-1 000 ₽, а компанию на 5 000-10 000 ₽ (ст. 13.11 КоАП РФ). Работник вправе потребовать компенсацию морального вреда, причиненного работодателем (ст. 237 ТК РФ). Размер компенсации определяет суд.

Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор», в каких случаях и какой вид ответственности руководителя наступает, а также, как избежать этой ответственности.

Узнать о трех видах ответственности

Как вносятся изменения в личную карточку сотрудника

Если работник сменил паспорт или изменил фамилию в связи со вступлением в брак, то в личную карточку должны быть внесены изменения. Разберем, как это сделать на практике.

При смене фамилии следует прежние сведения в карточке зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же сотруднику кадровой службы необходимо поставить свою подпись и дату внесения изменений. Внесение изменений в сведения нужно заверить также подписью самого сотрудника.

В раздел 9 «Дополнительные сведения» следует внести документы-основания, согласно которым была изменена фамилия. Например, должна быть такая формулировка: «Свидетельство о заключении брака № _________ от _______, выданное отделом ЗАГС г. Москвы».

При смене паспорта в «Дополнительные сведения» вносится запись такого содержания «В связи с достижением сорокапятилетнего возраста работнику выдан новый паспорт серии ___ №___ УВД _____________ района Московской области (дата)».

Как хранить личные карточки сотрудников

Так как в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, а их охрана должна быть обеспечена по закону, работодатель должен позаботиться об исключении свободного доступа к этим документам.

Хранить личные карточки нужно в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ.

Ключи должны находиться под ответственностью отдела кадров, свободный доступ персонала и посторонних лиц к этим документам должен быть совершенно исключен.

Личные карточки работающих сотрудников располагаются в сейфе с помощью специальных разделителей и систематизируются по структурным подразделениям, а внутри подразделений – по алфавиту.

Карточки уволенных сотрудников хранятся отдельно. Отделу кадров следует расположить их по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту.

Общий срок хранения личных карточек бывших работников на предприятии – 75 лет.

Можно ли перевести личные карточки сотрудников в электронный вид

В законодательстве прямо не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном. Но так как в последние годы сохраняется общая тенденция перевода всего кадрового учета в электронный вид, возникает вопрос – можно ли перевести личные карточки в электронный вид?

При приеме в организацию новый работник должен заверить правильность заполнения разделов карточки 1,2 и 3 своей подписью.

Также в дальнейшем каждая новая запись в личной карточке должна заверяться подписями кадровика и самого работника. При автоматизации ведения карточек, исполнение этого требования закона будет невозможно.

Поэтому о переводе личных карточек полностью в электронный вид пока говорить не приходится.

Вывод

Личная карточка сотрудника – это основной учетный документ, в котором содержатся подробные персональные данные на работника. Вести их обязаны все юридические лица, зарегистрированные на территории РФ, независимо от организационно-правовой формы.

Карточка заводится при приеме на работу нового сотрудника, закрывается при увольнении, хранится на предприятии в течение 75 лет. Работодатель обязан обеспечить должный порядок хранения персональных данных, исключив к этим документам свободный доступ.

Стоит отметить, что организация не обязана оформлять личные дела, но личная карточка – документ обязательный, за нарушение этого правила работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Источник: https://www.gd.ru/articles/10184-lichnaya-kartochka-sotrudnika

Императив
Добавить комментарий