Положение об электронном архиве организации

Журнал «Секретарское дело»

Положение об электронном архиве организации

Ольга КУЛИКОВА,

историк-архивист

В соответствии с п.

4 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций1 (далее — Правила работы архивов) для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы. Хотелось бы акцентировать ваше внимание, что создание архива организации — это не право организации, а ее обязанность, напрямую закрепленная в ст. 12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон): руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда.

Более того, в целях социальной защиты работников Закон обязывает представительства иностранных организаций создавать условия для приема, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Для накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы2. В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации, документации на электронных носителях3.

Правила работы архивов устанавливают, что архив организации должен быть обеспечен кадрами (то есть как минимум в штатном расписании должна быть штатная единица архивариуса).

Вместе с тем Правила работы архивов допускают, что в организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив4.

Должностные обязанности, права и ответственность лица, ответственного за архив, должны быть отражены в его должностной инструкции.

Среди основных функций, которые призван осуществлять архив организации (лицо, ответственное за архив организации), можно выделить следующие:

· составление и ежегодное уточнение списка источников комплектования (в него вносятся организации или структурные подразделения, от которых архив принимает документы и дела на хранение);

· прием на архивное хранение документов и дел от источников комплектования;

· учет принятых в архив документов и дел, ведение комплекса учетных документов;

· классификация по архивным фондам и архивным коллекциям (далее — фондирование) принятых в архив документов и дел;

· обеспечение сохранности принятых в архив документов и дел, контроль условий их хранения, проведение проверок наличия документов и дел;

· составление и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве;

· использование архивных документов (в том числе выдача информационных документов, копий архивных документов, копий частей архивных документов по запросам организаций и граждан, выдача дел во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведение учета и анализа использования документов и др.);

· участие в работе центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) или экспертной комиссии (далее — ЭК) организации, оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях — источниках комплектования архива;

· проведение экспертизы ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составление годовых разделов сводных описей дел, подлежащих хранению, и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представление их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации, а в случаях, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства Республики Беларусь, — государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации;

· подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства Республики Беларусь;

· представление в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

· осуществление проверки соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях — источниках комплектования архива установленным требованиям;

· анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива;

· участие в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций — источников комплектования архива.

Архив организации может быть как самостоятельным структурным подразделением, так и входить в состав другого структурного подразделения (как правило, в службу ДОУ). Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами5.

Образец положения об архиве организации

Общество с ограниченной                                                                  УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Зарина»                                                                Директор общества

(ООО «Зарина»)                                                                                    Серегин В.Н.Серегин

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/125213/

Готовим архив к проверке

Положение об электронном архиве организации

Из статьи вы узнаете, что делать, если в архив «едет ревизор», кто может проверить архив и на что обратить внимание при подготовке к проверке в первую очередь.

Кто может проверить архив?

С одной стороны, Минкультуры России проверять архив простой российской организации не будет. Во всяком случае, это большая редкость. С другой стороны, проверить то, как и в каких условиях хранятся документы, может любая контролирующая инстанция.

Проверить архив организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, могут:

• Роскомнадзор, если заподозрит, что персональные данные граждан в организации недостаточно защищены;

• налоговая инспекция (проверяет архив бухгалтерии);

• инспекция по труду (проверяет архив по личному составу),

а также любое другое контролирующее ведомство. Например, работники Минздрава России могут явиться проверять архив частной стоматологической клиники.

Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов, помимо всех перечисленных выше инстанций, проверяет тот архив, которому организация подведомственна.

Регулярным проверкам подвергаются организации, работающие в тех сферах деятельности, для которых существуют особые правила ведения архивного дела: страховые организации, медучреждения, банки и др.

Так, архивы нотариальных контор в обязательном порядке один раз в четыре года проверяет нотариальная палата.

Не пройти эту проверку нельзя, иначе работникам конторы придется в ближайшем будущем искать другую работу.

Проверяется абсолютно все, начиная от того, какая дверь отделяет архив от остальных помещений, и заканчивая нумерацией листов в томах и точностью указания крайних дат на обложках дел.

Какие документы нужно показать при проверке?

В день проверки нужно приготовить комиссии ряд документов: их будут внимательно просматривать в первую очередь.

Положение об архиве

Если архив организации существует как структурное подразделение, то должно быть и положение о нем. Это необязательный документ (как, например, положение о персональных данных в организации), но проверяющим нужно будет показать, на основании чего работает архив и где описан его функционал.

Положение об экспертной комиссии

Еще одно положение, которое необязательно, но без которого будет тяжело пройти проверку – положение об экспертной комиссии. Проверяющие должны убедиться, что решения об установлении сроков хранения, об уничтожении документов принимаются в организации коллегиально, компетентными должностными лицами, а не секретарем-делопроизводителем.

Номенклатура дел

Проверочной комиссии нужно предоставить номенклатуры дел за период проверки. номенклатуры дел проверяющих не интересует, но большое внимание будет уделено ее оформлению и информации по закрытию.

 Оформление.

Номенклатура дел оформляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – Правила 2015) и Методическими рекомендациями по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Методические рекомендации).

На каждый год должна быть своя номенклатура, которая утверждается руководителем организации в декабре предшествующего года (номенклатуру на 2018 год необходимо было утвердить в декабре 2017 года).

В разделах номенклатуры не должно быть белых пятен – резервных индексов, которые так любят оставлять по просьбам коллег составители номенклатур. В Методических рекомендациях (п. 1.1.

1) говорится о двух-трех «резервных (свободных) индексах дел», которые следует оставлять в конце каждого раздела. Но, во-первых, резерв всегда оставляется в конце, а во-вторых, лучше оставить даже не готовые индексы, а пустые строки.

Если новое дело будет заведено, тогда их и заполнят. В середине раздела пустых строк или индексов быть не должно.

 Закрытие. На проверку представляются номенклатуры дел за разные годы, что называется, «в закрытом виде», т.е. с заполненной третьей графой, составленной и подписанной итоговой записью. Эту операцию в архиве нужно выполнять ежегодно.

Организациям – источникам комплектования государственных архивов дополнительно нужно продемонстрировать визы согласования своих номенклатур и итоговых записей к ним с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, а также документы о том, что сведения из итоговых записей были направлены в госархив.

Архивные описи

Обязательные документы в архиве каждой организации, включая и «неисточники», – архивные описи дел: постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу[3].

Если в делопроизводстве организации образуются электронные документы, то список дополняется описями электронных дел постоянного хранения и электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Формы всех описей имеются в Правилах 2015 (приложения № 14–18).

В отличие от номенклатуры дел, где содержится общее количество единиц хранения каждого дела, в описи каждая единица хранения представлена отдельно, с указанием крайних дат и количества листов в ней.

Акты об уничтожении дел

Важнейший документ, спасший от неприятностей не одного генерального директора, – акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Его форма содержится в Правилах 2015 (приложение № 21).

 

[1] Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. [3] В соответствии с п. 4.12 Правил 2015 организация-«неисточник» как минимум должна представить описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2018/gotovim_arhiv_k_proverke/

Положение об электронном цфк архивного фонда ран

Положение об электронном архиве организации

Одобрено
Методической комиссией Архива РАН протокол № 1 от 25 ноября 2013 г.

ПОЛОЖЕНИЕОБ ЭЛЕКТРОННОМ ЦЕНТРАЛЬНОМ ФОНДОВОМ КАТАЛОГЕ

АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Концепцией создания Единой информационной системы Российской академии наук (ЕИС РАН) и регламентирует вопросы организации, ведения и использования электронного Центрального фондового каталога (ЦФК) Архивного фонда (АФ) Российской академии наук (РАН).

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В системе мер по обеспечению сохранности и использованию документов АФ Российской Федерации (РФ) особое место занимает их государственный учет. Правовой основой его организации являются статьи 7 и 19 ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которыми документы АФ РФ независимо от места их хранения являются федеральной собственностью и подлежат государственному учету.

В соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» головное учреждение архивной системы РАН – Архив РАН обязан организовать работу по формированию и ведению централизованного государственного учета АФ РАН, и один раз в три года представлять в Федеральное архивное агентство Министерства культуры РФ (Росархив) учетные сведения по всей системе региональных и научно-отраслевых архивов РАН с постоянным и постоянно-переменным составом документов.

Традиционный ЦФК РАН на бумажном носителе, созданный в Архиве РАН в 1985 г., продолжает оставаться главным элементом системы централизованного государственного учета и научно-справочного аппарата АФ РАН, универсальным справочником о составе, содержании и месте хранения документальных фондов.

В условиях современного информационного общества и высокого уровня развития и применения компьютерных технологий, ЦФК РАН переводится на автоматизированную форму представления учетных данных о состоянии АФ РАН.

Электронный ЦФК РАН является ведомственной информационной системой, представляющей сведения о составе Архивного фонда Российской академии наук и предназначенной для информационного обеспечения пользователей архивными документами.

Электронный ЦФК РАН отражает модель разветвленной сети хранилищ ретроспективной информации, как в традиционной части (с документаций на бумажном носителе) АФ РАН, так и в той части АФ РАН, которая будет формироваться за счет электронных документов (ЭД), созданных в электронном документообороте организаций и учреждений РАН с применением компьютерных технологий.

Контент ЦФК РАН будет доступен для всех заинтересованных пользователей в режиме реального времени через глобальную сеть Интернет на специализированном сайте «ИСАРАН» (Информационная система «Архивы Российской академии наук») – http://isaran.ru/.

СОСТАВ И СОДЕРЖАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ЦФК РАН

Электронный ЦФК РАН является централизованным хранилищем интегрированных метаданных корпоративных информационных ресурсов архивов РАН с возможностью общего и раздельного поиска, фильтрации данных, составления общей для всего АФ РАН учетно-отчетной документации (научно-справочного аппарата, статистики, паспорта, путеводителей) и общего электронного каталога по широкому спектру тематики документальных собраний информационных хранилищ архивов-участников интегрированного ресурса.

Содержательной частью контента электронного ЦФК РАН является информация о составе и содержании собраний документов (на бумажном носителе и ЭД) архивов РАН с дальнейшей перспективой присоединения сведений о составе и содержании рукописных отделов библиотек и документальных фондов музеев РАН.

Объектами электронного ЦФК РАН являются хранилища ретроспективной информации РАН: научные и научно-отраслевые архивы; рукописные отделы научно-исследовательских институтов (НИИ), музеев и библиотек; базы (банки) данных НИИ РАН о научных исследованиях и проектах.

Списочный состав объектов электронного ЦФК РАН определяется «Положением об Архивном фонде РАН» и регулируется (по мере изменений де факто) решениями Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) РАН и/или Архивного Совета при Президиуме РАН.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ЦФК РАН

Организация работы по формированию электронного ЦФК РАН предполагает владение основными понятиями и принципами архивоведения, базовыми представлениями об информационно-коммуникационных технологиях, практическими навыками работы с компьютерной техникой.

Электронный ЦФК РАН является инструментом модернизации традиционных прикладных разделов архивоведения – описания, учета, хранения и использования архивной документации.

Электронный ЦФК РАН формируется на базе созданного в Архиве РАН программного комплекса «ИСАРАН» (Информационная система «Архивы Российской академии наук»), представляющего собой программно-информационную среду, состоящую из взаимосвязанных баз данных и функциональных программных блоков.

Инструментом в решении задач интеграции ресурсов и формирования электронного ЦФК РАН является ядро «ИСАРАН» – специализированное программное обеспечение (ПО) «Учет и каталог», которое прошло в 2009 г.

государственную регистрацию в Роспатенте (номер свидетельства в государственном реестре – № 2009617035) и предлагается для распространения и внедрения (на безвозмездной основе) в архивах РАН в качестве типовой (унифицированной) структуры представления и использования информации.

ПО объединенной базы данных (ОБД) «Учет и каталог» построено на принципах Общего международного стандарта описания архивных документов – ISAD(G) и национальных «Основных правил работы архивов организаций», которые поддерживают многоуровневую структуру описательных данных (Фонд – Опись – Дело – Документ); идентифицируют содержание архивных материалов, облегчают поиск и обмен информацией и создают возможность распространения данных для пользователей.

Записи двух верхних уровней архивного описания (Фонды – Описи) БД «Учет и каталог» формируют базу данных к раздельным фондовым каталогам архивов (списки фондов и реестры описей) и в автоматическом режиме интегрируются в общую базу данных (ОБД) единой архивной информационной сети – Центральный фондовый каталог АФ РАН.

Методика работы с БД «Учет и каталог» (инструмента формирования электронного ЦФК РАН) и процесса заполнения информационных полей (ввода метаданных) зафиксирована в специальной Инструкции по формированию и ведению БД «Учет и каталог».

ПРАВА УЧАСТНИКОВ ЭЛЕКТРОННОГО ЦФК РАН

Архив РАН, как головное учреждение архивных учреждений РАН, имеет право осуществлять контроль за правильностью и своевременностью работы региональных и научно-отраслевых архивов РАН в части заполнения и ведения метаданных для электронного ЦФК РАН.

Архивы РАН – участники формирования электронного ЦФК РАН вправе получить у Архива РАН программное обеспечение (на безвозмездной основе), все последующие обновления к нему, методическую и консультационную помощь в формировании и ведении баз данных в своем сегменте ОБД.

Все участники создания электронного ЦФК РАН после заполнения первого (обязательного) уровня данных имеют право перейти к формированию электронных каталогов к своим документальным собраниям, используя полный комплект программного обеспечения Информационной системы «Архивы РАН», разработанного в Архиве РАН.

ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКОВ ЭЛЕКТРОННОГО ЦФК РАН

Архив РАН обязан контролировать общее состояние электронного ЦФК РАН, качество заполнения полей метаданных всеми участниками, представлять им все новые программно-технические и методические разработки в части ЦФК, проводить обучающие занятия и консультировать участников по всем вопросам, связанным с ведением ЦФК.

Архивы РАН – участники электронного ЦФК РАН обязаны самостоятельно следить за актуальностью сведений, введенных в ОБД, информировать Архив РАН об изменениях в учетных данных, о новых поступлениях в свои документальные собрания.

Источник: http://isaran.ru/?q=ru/node/68

Положение об архиве организации как нормативный документ

Положение об электронном архиве организации

  • Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  • Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

  • Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

  • Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

  • Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст.

     2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

     19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1], локальными нормативными актами государственного органа.
     

  • Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения[2] (при их наличии);

    г) фонд пользования (архива)[3] (при наличии);

    д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
     

    III. Задачи Архива организации

  • К задачам Архива организации относятся:

    7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

    7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

    7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
     

    IV. Функции Архива организации

  • Архив организации осуществляет следующие функции:

    8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

    8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.3.

    Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[4].

    8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

    8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

    а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

    в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

    г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

    8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    8.7.

    Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

    8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

    8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

    8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

    8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

    8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

    8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

    8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

    8.17. Оказывает методическую помощь:

    а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

    б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
     

    V. Права Архива организации

  • Архив организации имеет право:

    а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

    б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

    в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

    г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

    д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.
     

  • Источник: https://sroorgru.com/polozhenie-ob-arhive-organizatsii-kak-normativnyy-dokument/

    Императив
    Добавить комментарий