Образец аналитической записки в строительной организации

Особенности документирования информационно-аналитической деятельности в органах регионального управления: информационные продукты – Управление персоналом

Образец аналитической записки в строительной организации

  • Классификация продуктов ИАД.
  • Виды документов ИАД.
  • Отличительные черты документации ИАД.

Одной из характерных черт современности стала информатизация, в условиях которой общество разрабатывает новые способы создания и распространения информации, что неминуемо влечет за собой возрастающую потребность в обработке все большего ее количества. В этой ситуации очень важно оперативно отследить и проанализировать бесконечные информационные потоки.

Решение данной проблемы связано с грамотной организацией информационно-аналитической деятельности (далее — ИАД), которая представляет собой вид деятельности, призванной обеспечить информационные потребности общества с помощью аналитических технологий за счет переработки исходной информации и получения качественно нового знания .

Сегодня информационно-аналитическая (далее — ИА) поддержка становится незаменимой частью процесса принятия решения в самых различных организациях: от органов государственного управления, крупных предприятий и холдингов, кредитных и финансовых учреждений до небольших банков и частных компаний, так как обоснованные прогнозы необходимы для ведения успешной деятельности.

Региональные органы государственной власти осуществляют управление субъектами РФ, а значит, в силу специфики их деятельности в них ежедневно принимаются управленческие решения, которые должны соответствовать множеству факторов развития региона и носить стратегический характер. Естественно, что речь при этом идет о необходимости сбора и анализа больших объемов информации, поэтому на сегодняшний день наличие ИА структур в органах регионального управления (далее — ОРУ) становится не просто желательным, а необходимым условием работы.

Основная цель деятельности ИА подразделений в ОРУ — обеспечить лицо, принимающее решение (далее — ЛПР), информационными продуктами, необходимыми для осуществления его деятельности. Информационный продукт — документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей .

В ОРУ продукты ИАД являются информационным базисом для разработки и принятия управленческих решений, воплощаемых в организационно-правовых, плановых и распорядительных документах.

В большинстве случаев именно документы, являющиеся продуктами ИАД, сосредотачивают основной объем сведений о фактическом положении дел, возникающих проблемах, тенденциях в системе управления органа власти.

Существует ряд различных наименований продуктов ИАД: дайджест, доклад, записка, обзор, отчет, сводка, справка, статья. Теоретически можно выделить характерные особенности каждого из них, однако на практике зачастую увидеть и объяснить различия между справкой, запиской, отчетом, обзором и другими вышеперечисленными продуктами ИАД бывает непросто.

С точки зрения рассмотрения продуктов ИАД как информационного базиса для принятия управленческих решений можно обратиться к следующей классификации, предлагаемой в работе Н. А. Гайдамакина :

  • Документы информационного характера — информируют о предмете, то есть по характеру являются первичными (без глубокого анализа) документами, поэтому должны составляться максимально лаконично и точно, позволять быстро получить адекватную информацию, дающую возможность принять предварительное решение. При информировании о типичном, в общем плане известном предмете сначала дается общая характеристика, а затем в порядке убывания важности наиболее существенные параметры. Если предмет изложения нетипичный, новый, то информирование лучше вести от частного к общему. Такие документы обычно представлены в виде справок, сводок.
  • Документы аналитического характера. Их особенностью является исследовательско-проблемный характер. От информационных сообщений их отличает комплексная цель: описать, разъяснить, выработать решение, обосновать, убедить. Такие документы обычно представлены в виде справок, статей, обзоров, отчетов об исследовании.

Обратимся к конкретным видам продуктов ИАД с целью выявления их особенностей.
Справка — это документ, содержащий анализ значений показателей информационного поля (то есть массива информации, складывающегося вокруг объекта мониторинга) с точки зрения поставленной проблемы.

Информационно-аналитическая записка — термин подразумевает четкое и краткое описание проблемы или проделанной работы. Таким образом, не ясно, какими специфическими чертами записка отличается от справки в контексте ИА документов.
Аналитический обзор предназначен для быстрого ознакомления и комплексного изучения сложных предметов.

Помимо «обзорности» и «сжатости», эти документы обладают еще и аналитическим аспектом, связанным с анализом, сопоставлением различных точек зрения и формированием обоснованных оценок. Таким образом, аналитические обзоры (в отличие от справок и статей) имеют комплексный и емкий характер.

Доклад — это документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения. ИА доклад предполагает не только перечисление параметров проблемы и формулировку связывающих их выводов, но и внесение предложений по решению вопроса.

Информационная сводка по событиям, происшествиям, обстановкепредставляет сведенную воедино за определенный временной период в отношении определенного объекта (территории, структуры, сферы) информацию о произошедших событиях, особенностях обстановки, положении дел.

Аналитический отчет — это аналитический продукт, в котором описана совокупность показателей, по которым оценивается информационное поле объекта мониторинга. Он состоит из диаграмм, графиков и таблиц, сопровождающихся краткими или развернутыми аналитическими справками. Заключение отчета обычно содержит основные выводы и рекомендации.

Аналитическая статья — это статья, в которой содержится анализ деятельности объекта мониторинга. Данный документ содержит большое количество анализируемых фактов и определяет их взаимосвязи. Статья, с одной стороны, должна быть доступна для понимания широкому кругу читателей, а с другой — интересна для специалиста в исследуемой сфере.

Дайджест — информационный продукт, который содержит краткие аннотации и выходные данные статей. Такой формат удобен для ежедневного предоставления — например, для ознакомления с основными новостями отрасли.

В связи с обращением к проблеме документирования ИАД, необходимо выделить характерные параметры представления информации и структуру различных информационных продуктов, проанализировать их предназначение и особенности составления. Обобщив эти данные, можно сформулировать (как с точки зрения информационного содержания, так и с позиции документирования) общие черты документов, выделяющие их в массиве всей управленческой документации, и особенности.

Можно выделить следующие черты, присущие продуктам ИАД в ОРУ и отличающие их как комплекс документов:

  • Цель создания: обеспечить руководителей информацией, необходимой для осуществления их деятельности (принятия решений). То есть данные продукты в большинстве случаев не предназначены для презентации широкому кругу лиц.
  • Данные документы не содержат обязательных для исполнения поручений, не предписывают действовать строго определенным образом, а представляют сведения, побуждающие к принятию решений.
  • Для продуктов ИАД характерны такие параметры, как строгая форма описания, наглядность, логичность, структурированность текста, краткость, ясность и соответствие целям и задачам исследования.
  • Высокая степень информативности.
  • Использование статистики и обобщенных данных.
  • Низкая степень эмоционального окраса. Стремление к исключению субъективных мнений (особенно для документов информационного характера).

Таким образом, можно сказать, что все ИА документы обладают высокой информативностью, однако не все из них предусматривают обобщение и анализ материала, формулировку выводов и выработку предложений по решению проблемы или задачи (см. Таблицу 1).

Таблица 1
анализов, выводов и предложений по решению проблемы в документах, являющихся продуктами ИАД*
Наименование продукта Анализ, выводы Предложения по решению проблемы
Аналитические справки, запискиНетНет
Аналитический обзорДаНет
ДокладДаДа
Информационная сводкаНетНет
Аналитический отчетДаДа
Аналитическая статьяДаДа
ДайджестНетНет

*Здесь и далее таблицы составлены на основе анализа продуктов ИАД.

Предложения по решению проблемы, основанные на глубоком анализе информации, как правило, содержатся в документах аналитического характера, тогда как документы информационного характера предоставляют отобранные, обобщенные, но не рассмотренные с точки зрения выявления взаимосвязей, тенденций и возможностей прогнозирования данные.

С точки зрения документирования ИАД можно выделить присущие большинству продуктов основные структурные элементы текста:

  • Общий заголовок (название документа, формулировка темы и указание на временной период). Например: Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года .
  • Заголовки разделов (структуризация документа, формулировка ключевых тем). Например:

1. Состояние окружающей природной среды.
2. Мероприятия, направленные на выявление нарушений природоохранного законодательства.

  • Текстовый блок (основная информационная нагрузка).
  • Перечень-список (выделение пунктов для упрощения восприятия). Например:

Работа в комиссиях:
а) комиссия по выбору площадок для строительства;
б) комиссия по обследованию зеленых насаждений .

  • Графические элементы: диаграммы, графики (обобщение материала, упрощение восприятие, выделение тенденций).
  • Таблицы (обобщение материала, упрощение восприятия).

Первые четыре элемента текста (общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список), как правило, присутствуют во всех ИА документах, в отличие от графических элементов и таблиц (см. Таблицу 2).

Таблица 2
Наличие графических элементов и таблиц в документах, являющихся продуктами ИАД
Наименование продукта Графические элементы Таблицы
Аналитические справки, ЗапискиМогут встречаться, но для большинства нехарактерныДа
Аналитический обзорДаДа
ДокладДаДа
Информационная сводкаНетДа
Аналитический отчетДаДа
Аналитическая статьяДаДа
ДайджестНетНет

Для большинства продуктов ИАД характерны таблицы, являющиеся наиболее доступной и привычной для восприятия формой систематизации материала.

Однако графические элементы (графики и диаграммы), не просто упрощающие восприятие информации, но отражающие определенные тенденции развития и закономерности изменения показателей, присутствуют в документах с наиболее ярко выраженной аналитической составляющей.

Таким образом, рассмотрев и проанализировав различные документы, являющиеся продуктами ИАД, можно выделить некоторые основные структурные элементы текста, присущие большинству данных документов: общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список, таблицы, графические элементы.

Кроме того, существует ряд особенностей, объединяющих их как комплекс документов и отличающих данный комплекс от других видов документов, участвующих в процессе управления: общая цель создания, строгая форма описания данных, краткость, высокая информативность и низкая эмоциональность, использование статистики и обобщенных данных.

Анализ ИА документов, разрабатываемых в российских ОРУ, показал, что на практике не существует четких общепринятых параметров их составления. Наиболее распространенными продуктами деятельности ИА подразделений в ОРУ являются записки, справки, доклады, отчеты, обзоры, сводки, дайджесты.

При этом необходимо сказать, что записки и справки по структуре и содержанию значительных отличий не имеют, поэтому могут в данном случае отождествляться. Обзоры зачастую принимают форму дайджеста или же продукты, теоретически относящиеся к дайджестам, именуются обзорами.

Термины «информационный» и «информационно-аналитический» во многих случаях отождествляются. То есть на сегодняшний день в ИА подразделениях ОРУ РФ нет единой системы классификации ИА продуктов и общих правил документирования ИАД.

Каждое подразделение само определяет параметры разрабатываемых им документов, ориентируясь на предпочтения непосредственных потребителей продуктов деятельности подразделений.

См. Кривобокова А. Интернет-бизнес-аналитика — информационная технология нового века // Прогноз финансовых рисков. URL:(дата обращения 20.04.2010).

Источник: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?138

Образец аналитической записки

Образец аналитической записки в строительной организации

Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме.

Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача.

Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова.

В начале документа указывается

  • его номер по внутреннему документообороту,
  • дата составления,
  • адресат: это обычно руководитель организации,
  • а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.

Затем идет описательная часть, в которую включаются

  • суть проблемы,
  • ее причины и последствия,
  • рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем,
  • делаются выводы.

Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.

Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых проанализировать по отдельности, а в конце подвести общий результат.

При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.

Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.

В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.

Правила оформления и регистрации аналитической записки

Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде.

Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).

Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.

Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.

Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).

Рекомендации по написанию справки

Какова бы ни была цель составления аналитического документа, есть общие рекомендации, которые пригодятся составителю в любой области:

  1. Каждый из разделов лучше начинать с новой страницы.
  2. Не следует отклоняться от темы, подробно описывая, к примеру, историю школы, вуза или предприятия, если исследуемая проблема не вызвана прошлым.
  3. Используйте нумерацию и разделение на параграфы для более логичного структурирования текста.
  4. Если используются цитаты или ссылки на литературу, оформление ссылок должно также производиться по соответствующим нормам.
  5. Перечень литературы, которая применялась при составлении аналитической справки, лучше составить отдельно и разместить в качестве приложения к документу.
  6. Если как источник использовался интернет-ресурс, то он тоже должен быть указан. Причем лучше указывать полноразмерный вариант адреса, а не просто название сайта.
  7. Оптимальный размер справки — от 5 до 12 страниц.
  8. Следует избегать как чрезмерной краткости и неполного раскрытия материала, так излишнего раздувания объема текста.
  9. Следует описывать не только текущую ситуацию, но и, по возможности, прогноз ее развития в будущем.

Понятие и структура справки

Аналитической справкой называют документальный отчет с внесением показателей различных исследований, которые специалисты проводят в любой сфере занятости. Справка обосновывает и формулирует,на основе доступной информации по различным областям, появившиеся проблемы, для решения которых всегда предлагается несколько вариантов. Документ фиксирует на бумаге результаты такого анализа.

Данные вносят поэтапно, используя логическую последовательность, обоснование, прогнозы, советы, выводы и точность в сведениях. Применяются собственные и дополнительные источники.

Бланк необходим для ведения экономической и финансовой деятельности предприятий всех форм собственности, при прохождении обязательной аттестации на повышение квалификации сотрудников, в учебных заведениях и студентам высших учебных заведений. Для каждой сферы требуют свой бумажный анализ.

С образцами разных видов справок можно ознакомиться .

Структура представлена:

  1. Титульным листом (шапкой).
  2. Аннотацией (введением).
  3. м.
  4. Основной частью.
  5. Заключением.
  6. Визами.
  7. Приложением.

В шапке указывается предмет исследования, автор, город и дата. Аннотация повествует о целевом назначении документа,и может идти в виде заголовка. Здесь подразумеваются причины, методы, обстоятельства, целевые задачи и результаты работы конкретного объекта. документа состоит из перечней и номеров страниц, дополнений и рекомендаций. В качестве основы при этом берется изложенная информация.

В заключении пишут выводы и рекомендации. Визируется справка подписями участников, проводивших аналитический анализ и составлявших бланк. К приложению прилагают схематические таблицы, графики и другие дополнительные источники, если они необходимы для раскрытия темы.

Важно! Общего стандарта по составлению аналитической справки нет, даже несмотря на предлагаемые положения ГОСТа. Вышеуказанную структуру считают ориентировочной (примерной).

Требования к справке (цели)

Образец документа на специальном бланке (в виде примера), без внесения каких-либо данных и цифр находится в экономическом или другом отделе любого предприятия (организации) или на его официальном сайте. Данные отражают деятельность конкретной сферы занятости (педагогики, бизнеса, учреждений, предприятий), в соответствии с его методическими предписаниями.

Анализ деятельности имеет значение для обобщения показателей за определенный период времени (например, за 1 год). Весь документ делается в виде разделов, каждый из которых должен начинаться с новой страницы. Справка принимает вид брошюры только после того, как изучена и подписана руководителем ведомства.

К требованиям по оформлению аналитического документа относят:

  • стандарты ГОСТа к официально-деловой информации;
  • четкость построения и нацеленность на результат;
  • логичность и последовательная подача информации (предварительно можно сделать запрос);
  • аргументы (методики, сопоставления, факты);
  • наличие оценки.

К требованиям ГОСТа относят: шрифт 12; расположение текста только на одной стороне; распечатку с помощью листов А4; соблюдение полей:3 см слева, 1,5 см справа и по 2 см вверху и внизу. Левое большое поле нужно, чтобы потом подшить справку в папку.

Аналитическая справка (пример написания):

Важно! Объем ее, согласно принятым правилам, составляет не менее 7 страниц. После утверждения документа в некоторых компаниях проводят его презентацию.

Области применения

Аналитической справкой пользуются преподаватели и студенты ВУЗов при обобщении исследуемой литературы по любому материалу. Документ применяют на предприятиях для изучения объемов продукции: выпущенной, реализованной, бракованной, просроченной и т.д.

Например, если компания собирается выходить на рынок, то справка с анализом будет нужна, чтобы оценить свои перспективы на развитие в будущем.

Кроме того, составляется полный перечень состояния в отрасли и на самом рынке продаж. Подается информация о появлении новых тенденций и сегментов.

Объектом исследования бывает не только сама отрасль, но и партнеры по бизнесу. Посмотреть образец можно .

Документ может использоваться в статистических органах, медицинских учреждениях, экологических компаниях, Министерствах и ведомствах. По структуре документ может быть различным, но некоторые разделы, утверждаемые руководством, будут обязательными. Справкой пользуются маркетологи, методисты, студенты.

В конце анализа обязательно делается прогнозирование на основании данных за несколько лет и вывод о деятельности предприятия (ведомства) и целесообразности применяемых при профессиональной деятельности рабочих методов.

Важно! Основным назначением аналитической справки является фиксация на бумаге результатов проведенного анализа.

Аналитические справки: примеры написания и рекомендации

На основании данных примеров, и пользуясь методическими указаниями соответствующей отрасли и требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 можно начать заполнение. Рекомендации оформления просты:

  • в самом вверху пишут название документа;
  • затем указывают все реквизиты предприятия (адрес, почту, телефоны);
  • раздел начинают с новой страницы, с использованием нумерации и разделения по параграфам для логичности структуры;
  • описывают развитие предприятия или отдельной специальности, производимую продукцию или сферу деятельности, рассказывают о номенклатуре, эффективности деятельности, делают вывод, гипотезы и обоснования;
  • ссылки на источники (в том числе и сайты) оформляют по всем полагающимся стандартам;
  • литературу к прилагаемой справке в виде приложения всегда составляют отдельно;
  • документ не может быть больше 12 страниц;
  • в конце документ подписывается, нумеруется и сшивается.

В тексте справки не рекомендуется рассуждать на отвлеченные проблемы, все должно быть по теме и четко, в отношении цели исследования. Прогноз и все факты указываются в обязательном порядке. Разрешается использовать дополнительные источники, которые повысят ценность справки.

Важно! При коротких текстах аналитической справки допускается использование бланков формата А5. На таких листах располагают трафаретный текст и вписывают имя сотрудника, который получает справку, а также название ведомства.

>Вывод

Аналитическая справка является востребованным документом, который должен быть составлен грамотно.

>Аналитическая записка

Аналитическая записка — документ, содержащий обобщённый материал о каких-либо исследованиях.

Структура аналитической записки в России

Жестких требований к структуре или объёму аналитической записки не предъявляется. Базовый вариант структуры аналитической записки может состоять из следующих частей:

  • Аннотация;
  • Введение
  • Основная часть
  • Заключение
  • Подпись
  • Приложения

Аннотация

В аннотации кратко излагается суть содержания документа, причины и обстоятельства его появления, цели и задачи объекта, методы исследования, обоснование и полученные результаты. Каждый из этих параметров начинается с абзаца. В аннотации указываются используемые источники информации. Размер аннотации не должен превышать 2/3 страницы формата А4.

Включает в себя наименования всех структурных частей документа с указанием номеров страниц, на которых размещается начало каждой части.

Введение

Включает в себя несколько составных частей, которые не выделяются подзаголовками, но присутствуют в обязательном порядке.

Введение включает в себя постановку проблемы (то есть её предназначение, характеристику основных методологических принципов при её изучении, четко сформулированную цель, причины и основания исследования, круг вопросов, подлежащих рассмотрению). Разъясняется, какая методика использовалась при обработке информации.

Основная часть

Излагается суть исследования. В логической последовательности дается изложение исследуемых вопросов темы (выделенных, как правило, в подразделы) на основе самостоятельного изучения источников и привлечения, где это необходимо, исследовательской и иной литературы. Поэтапный анализ и обобщения. Выдвижение гипотез, версий и их обоснование. Состоит из разделов и подразделов.

Заключение

В конце аналитической записки даются выводы, прогноз и предложения (рекомендации). Строятся они на основании результатов анализа материалов, приводимых в разделах, но не повторяют их, а обобщают.

Основные требования к выводам:

  • непротиворечивость и жесткая логическая взаимосвязь с основным текстом подраздела;
  • отсутствие прямых повторений текста раздела;
  • недопустимость выводов, не обоснованных основным текстом;
  • выводы должны характеризовать рассматриваемый период или явление;
  • в обязательном порядке выводы должны содержать общие прогнозные оценки протекания процессов на ближайшую перспективу;
  • подводится общий итог исследований по указанной тематике;
  • текст выводов должен быть краток.

Исходя из выводов, указывается перечень мероприятий, предложений или их варианты для предотвращения причин, следствий того или иного события, а также прогнозируются те события, действия, которые могут произойти, если не выполнить или не принимать во внимание данные выводы и предложения.Вводные и заключительные части выделяются курсивом.

Объём итогового заключения не должен превышать одной страницы.

Источник: https://glazeandcoffee.ru/obrazets-analiticheskoj-zapiski/

Образец аналитической записки в строительной организации

Образец аналитической записки в строительной организации

В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.

Структура документа На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению.

В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:

  • шапка документа, название;
  • аннотация;
  • введение;
  • суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
  • выводы и заключение;
  • подпись составителя и дата.

В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.

Внимание

Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах.

При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки. Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом.

Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений. Рассмотрим образец аналитической записки (пример).

Примеры написания аналитических записок: структура документа

  • Аналитическая записка
  • Примеры написания аналитических записок: структура документа
  • Аналитическая записка пример готовый
  • Как написать аналитическую записку
  • Как написать аналитическую записку — основные правила
  • Аналитическая записка образец бланк
  • Аналитическая записка — правила составления и пример

Аналитическая записка Нужно ли заверять аналитическую записку Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.

Аналитическая записка — правила составления и пример

Основная частьЗдесь нужно максимально подробно рассмотреть все аспекты проблемы и по каждому из них предложить способ решения.Выделите в тексте подразделы по количеству предложений, озаглавив их коротко, но ясно.

В каждом изложите вначале негативную сторону, затем собственно суть изменений, а также предполагаемые материально-технические затраты и распределение обязанностей среди сотрудников.

Расположите предложения по степени убывания важности или в хронологическом порядке.Приводите как можно больше деталей.

Этим вы покажете высокую степень владения ситуацией и проработанность проблемы. Перечисляйте аргументы и подтверждающие расчеты.

Анализ деятельности строительного предприятия ооо «стройфорест»

Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия: Ожидаемый экономический эффект К какой дате, должны быть проведены мероприятия Необходимые действия Ответственный Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.

Подпись и приложения В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора.
Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.

Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения.

Аналитическая записка пример готовый

Аналитическая записка образец бланк Путём подачи соответствующей аналитической записки, в которой эти факты зафиксированы, работник ставит руководителя в известность об этом, что позволяет повысить эффективность работы путём устранения нарушения.

В тексте обращения к руководству нужно описать сам факт нарушения, обстоятельства, при которых работник заметил несоответствие, если возможно, виновных в этих проступках.

В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.

Аналитическая записка образец бланк

Поэтому стоит помнить, что в аналитической записке не только рассматривается сложившаяся ситуация и ее причины, но и описываются конкретные варианты развития и решения проблемы. Можно выделить следующие цели документа:

  • доведение до руководства факта сложившейся или складывающейся проблемы;
  • предотвращение повторения ситуации в будущем;
  • улучшение трудовой производительности;
  • усиление контроля за какими-либо направлениями на предприятии или в организации.

Грамотно составленный документ может послужить важным сигналом для руководства и поможет определить дальнейший курс развития событий.
В некоторых случаях такой документ может быть использован для проведения различных мероприятий внутри самого предприятия, таких как совещания, планерки или семинары.

Как написать аналитическую записку

От аналитического отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и анализируются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк аналитической записки .docСкачать образец заполнения аналитической записки .doc Для чего нужна аналитическая записка Обычно цель создания записки –

  • предотвращение аналогичных проблемных ситуаций,
  • грамотное планирование расходов компании в будущем,
  • повышение производительности труда,
  • улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса.

Документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании. Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.

Важно

Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким: …Об итогах инвентаризации склада №….

, проведенной …дата… или …О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название… Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом: …Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название… Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале.

Как и любой документ, аналитическая записка должна иметь в начале следующую информацию:

  • регистрационный номер;
  • дата;
  • адресат (должность, фамилию и инициалы), которым является руководитель какого-либо подразделения или начальник предприятия;
  • должность, фамилия и инициалы составителя документа.

Далее документ имеет описательную или, как ее еще называют, излагаемую часть, в которой должны быть такие атрибуты:

  • суть излагаемого вопроса или проблемы;
  • причины;
  • последствия;
  • рекомендации по ликвидации или предотвращению проблемы;
  • выводы;
  • подпись составителя.

В тексте аналитической записки должно быть как можно меньше терминологии, но если употребление специально применяемых значений неизбежно, то они должны дополняться сносками и разъяснениями.

Четко сформулируйте причины своего беспокойства, оцените полученный организацией ущерб. Перечислите источники информации и методы анализа, которые вы использовали.

Определите предельно допустимые сроки решения проблемы.Например, вы являетесь начальником отдела продаж рекламных площадей в журнале. Аналитическая записка пример готовый Внимание Каждый пункт начинается с нового абзаца.

  • обзорный план всей аналитической записки с указанием страниц.
  • Введение: в нем освещают поставленные проблемы, необходимость исследования, общие сведения о порядке проведения исследования. Например, студенты должны указать сроки, ФИО руководителя и т.д.

Источник: http://ndflkazani.ru/obrazets-analiticheskoj-zapiski-v-stroitelnoj-organizatsii/

Все о записках: служебных, докладных, объяснительных (А.И. Сувернева,

Образец аналитической записки в строительной организации

Все о записках: служебных, докладных, объяснительных

Практически вся внутренняя переписка в компании осуществляется через записки: служебные, докладные, объяснительные, аналитические и пр.

Все они пишутся при определенных обстоятельствах и с соблюдением правил делопроизводства, иначе при возникновении какого-либо спора будет трудно счесть такой документ доказательством.

О том, как правильно составлять записки и в каких случаях они необходимы, вы узнаете, прочитав статью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее – ОКУД)*(1) некоторые виды записок унифицированы и имеют свой код (например, докладная или объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины), хотя по сути имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Ведь записка носит информационный характер, она не обязательно инициирует какое-либо управленческое решение, а может быть просто принятой к сведению. То есть сама записка (хоть служебная, хоть докладная) не содержит каких-либо распоряжений и ни к чему не обязывает.

Записки необходимы во внутреннем документообороте компании, так как они обеспечивают информационный обмен между:

– подразделениями организации, в том числе между филиалами (представительствами) и головной организацией;

– подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией;

– компанией и любыми другими заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности (налоговые органы, статистика, банки и др.) – когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.

Итак, поскольку на основании записки могут быть приняты важные решения и изданы внутренние распорядительные или организационно-правовые документы, нужно знать правила ее оформления.

Докладная записка

Как отмечалось выше, упоминание о докладной содержится лишь в ОКУД, и то по вопросу нарушения трудовой дисциплины.

Однако докладные используются не только для этого: цель такой записки – информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и побудить к принятию определенного решения.

Впрочем, иногда она носит чисто информативный характер (например, если необходимо уведомить работодателя о ходе выполнения работ).

Все докладные записки можно поделить на внутренние (направляется внутри организации руководителю структурного подразделения или главе компании) и внешние (направляется в другие организации, например, из дочерней компании в головную). В любом случае они обеспечивают связь между вертикалью управленцев и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

В зависимости от типа докладной записки автор может просто изложить факты либо дополнительно сформулировать выводы (например, за отмеченные успехи предложить наградить работника ценным подарком).

Итак, сначала необходимо изложить причины, факты и обстоятельства, послужившие поводом к написанию докладной записки, затем указать мнение, просьбу или обозначить выводы с предложениями конкретных действий. Конечно, можно вкратце проанализировать ситуацию, привести несколько вариантов решения проблемы, но вовсе не обязательно.

Текст записки составляется от первого лица единственного числа. Формулируя предложения, следует избегать слов-паразитов (“как бы”, “так сказать”, “вообще”, “понимаете ли” и др.) и четко выражать свои мысли. Фразы могут быть такими: “в соответствии с планом выполнения работ…”, “на основании приказа…”, “считаю необходимым…”, “предлагаю выделить.” или “предлагаю направить.”.

Особое внимание нужно уделить оформлению записки. Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”*(2). В соответствии с данным стандартом к обязательным реквизитам докладной записки относят:

– наименование организации или структурного подразделения;

– наименование вида документа (пишется прописными буквами и может располагаться по центру или от границы левого поля, в зависимости от выбранного варианта оформления реквизитов);

– дата документа (оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами);

– регистрационный номер документа (состоит из порядкового номера данного документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.);

– адресат (в качестве адресата могут быть названы организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже);

– текст документа (составляют на русском языке или на государственных языках субъектов РФ; текст может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур);

– отметка о наличии приложения (например: “Приложение: на 5 л. в 2 экз.”). Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют;

– подпись (в состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают).

Примечание. Данный документ может оформляться на бланке как формата А4 (210 x 297 мм), так и формата А5 (148 x 210 мм). Для составления докладной записки используют шрифт Times New Roman, размер 12-14, через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст печатается без помарок и исправлений.

Приведем пример.

Отдел охраны Начальнику административно-и безопасности труда хозяйственного отдела О.Д. Запрудному
Докладная запискаот 24.05.2011 N 8 ———- –

Уважаемый Олег Дмитриевич!

Источник: http://base.garant.ru/59698954/

Императив
Добавить комментарий