Новые правила заполнения трудовой книжки в 2018 году

Образцы заполнения трудовой книжки в 2018 году

Новые правила заполнения трудовой книжки в 2018 году
Правила оформления трудовых книжек едины для всех работодателей.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2018 году при приеме на работу и увольнении с нее, поощрении сотрудника, смене фамилии работника – в статье.

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника. Оформляют и вносят записи в трудовые книжки работодатели – организации и предприниматели.

Как заполнять трудовую книжку в 2018 году

Если принимаете сотрудника на работу, обязательно заполните трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Записи в трудовую книжку вносите по правилам, которые изложены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Первое правило про сроки. Все записи вносите в течение одной недели со дня утверждения соответствующего приказа (о приеме на работу, переводе и т.д.). Если сотрудник увольняется, запись отразите в день его увольнения.

Читайте в журнале “Главбух”: Роструд рассказал, когда передать трудовую книжку уволенному

Второе правило про сокращения. Они в трудовых книжках недопустимы. Исключение – записи до 2003 года. Если в таких записях встретили сокращения, исправлять их не нужно.

В трудовую книжку вносят записи о приеме на работу и увольнении с нее, переводе на другую должность, поощрении, смене фамилии, имени или отчества, военной службе и т. п. Примеры формулировок смотрите на образцах заполнения трудовой книжки в 2018 году.

Образец записи в трудовой книжке при приеме на работу в 2018 году

Сведения о приеме на работу отразите в графе 3 раздела «Сведения о работе». В этом разделе запишите:

  • название организации;
  • дату, с которой приняли сотрудника на работу;
  • наименование должности;
  • реквизиты документа, на основании которого человек принят на работу.

Если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер не нужно.

Эксперты Системы Главбух разъясняют

Отвечает Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

«Работодатель может не вписывать наименование организации, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное (при наличии) названия организации. Такой штамп приравнивается к записи в трудовой книжке.

Из рекомендации Системы Главбух «Как заполнить трудовую книжку»

Запись в трудовой книжке о приеме на работу в 2018 году

Образец записи в трудовой книжке при переводе на другую должность в 2018 году

Если сотрудник временно переведен на другую должность, записи в трудовую книжку в 2018 году об этом не вносите. Сделайте это только в случае постоянного перевода (ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил № 225).

Читайте в журнале «Главбух»: Как заверять копии для налоговиков, фондов и работников.

Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность

Образец заполнения трудовой книжке в 2018 году в случае поощрения сотрудника

В трудовую книжку не нужно вносить записи о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда и носят регулярный характер. Иные поощрения сотрудника следует зафиксировать в трудовой книжке. Например, в документе нужно отразить:

  • государственные награды и присвоение почетных званий на основании соответствующих указов и иных решений;
  • награды почетными грамотами, присвоение званий и наград нагрудными знаками, значками, дипломами организации, в которой сотрудник работает.

Запись о поощрении нужно вносить на основании соответствующего приказа.

Запись в трудовой книжке о поощрении

Образец заполнения трудовой книжки в 2018 году при смене фамилии работника

Чтобы внести запись об изменении фамилии, прежнюю запись необходимо аккуратно зачеркнуть одной чертой. Затем сверху или снизу либо на той же строке, где есть место, нужно записать новые сведения. При этом зачеркнутая запись должна легко читаться.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо пояснить исправление со ссылкой на документы, на основании которых были внесены правки.

Пояснение нужно заверить подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации или кадровой службы при наличии.

Читайте в рекомендациях Системы Главбух: Как внести изменения и исправления в трудовую книжку

Образец записи в трудовой книжке о смене фамилии

Образец записи в трудовой книжке о службе в армии

Запись о службе в армии внесите в трудовую книжку в следующем порядке. Во-первых, укажите порядковый номер записи и дату ее внесения. Во-вторых, в записи укажите место и период прохождения службы.

В-третьих, поставьте номер и дату (при наличии) документа, который подтверждает период военной службы. Например, запись о службе в армии внесите на основании военного билета сотрудника.

Запись в трудовой книжке о службе в армии

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию

Записи в трудовой книжке об увольнении сотрудника отразите в разделе «Сведения о работе» так:

  • графа 1 – порядковый номер записи;
  • графа 2 – дата увольнения;
  • графа 3 – причина увольнения. Сделайте ссылку на пункт, часть статьи Трудового кодекса РФ. Общие основания расторжения трудового договора, которые нужно указывать в трудовой книжке при оформлении увольнения, смотрите в таблице, которую подготовили эксперты Системы Главбух;
  • графа 4 – дата и номер документа, на основании которого внесена запись об увольнении.

Запись в трудовой книжке об увольнении

Образец вкладыша в трудовую книжку в 2018 году

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже несвободны, потребуется оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил № 225). Вносить новую запись в другие разделы трудовой книжки, которые еще свободны, нельзя. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образец вкладыша в трудовую книжку

Образец заполнения заявления на выдачу бланка трудовой книжки в 2018 году

Выдача бланков сотруднику отдела кадров, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. Образец такой заявки смотрите ниже.

Заявление на выдачу бланка трудовой книжки

Активировать Школьный курс

об изменениях в 2019 году

Эксперты Школы подскажут, как работать по новым правилам с НДС, в каком размере платить зарплату и пособия и как заполнить налоговую отчетность по новым формам.

АКТИВИРОВАТЬ БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/92567-obraztsy-trudovoy-knijki-2018

Заполнение трудовой книжки в 2019 году: образцы

Новые правила заполнения трудовой книжки в 2018 году

Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2019 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал “Упрощенка” поможет исправить ошибки без штрафов:

Образцы трудовых книжек 2019

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда  социального развития РФ от 10 октября 2003 года  № 69.

По Инструкции:

  • записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: “25.12.2017”

  • для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
  • сокращения не допускаются

Например, “пр.” вместо “приказ” и т.д.

  • в разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)

Даже маленькая опечатка в трудовой — повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статьеНестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: “Запись за номером таким-то недействительна”.

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: “Принят по такой-то профессии (должности)”.

Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.

Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”.

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Электронные трудовые книжки

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя.

Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их.

На основании вышеперечисленного,  пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.

Правительство РФ намерено разрешить использование как  «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2019 году.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2019 году

Далее предлагаем ознакомиться с образцами трудовых книжек для различных ситуаций. Обращаем внимание, что в трудовой нельзя писать статьи ТК РФ с сокращениями.

Печать в трудовой ставится только при наличии.

ВЕРНО: Уволена связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

НЕВЕРНО: Уволена связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП). 

Внесение изменений в титульный лист

Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.

Прием на работу

Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе “сведения о приеме на работу…” напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Пример:

  • Общество с ограниченной ответственностью “Альфа” (ООО “Альфа”)
  • Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Далее напишите, в какой отдел принята (если отдела нет, то формулировка — принят на должность…) и должность. Поставьте в крайней правой колонке дату и номер приказа.

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию работника

Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.

Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.

Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.

Увольнение в связи с сокращением штата

Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Ошибка в названии компании

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка — до записи о приеме на работу (п. 3.1 Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

Робот-пылесос при подписке на “Упрощенку”!

Сегодня при подписке на журнал «Упрощенка» — сразу два подарка: Робот-пылесос + 2 дополнительных месяца подписки.

  • Счет на «Упрощенку» + 2 подарка →

Источник: https://www.26-2.ru/art/351866-zapolnenie-trudovoy-knijki-2019-obraztsy

Правила заполнения трудовой книжки

Новые правила заполнения трудовой книжки в 2018 году

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся.

Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами.

На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов.

В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним.

Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения.

Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.

, при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил).

Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

  1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными.

После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225. Выглядит он вот так:

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), можно смотреть в нашем тексте.

Источник: https://clubtk.ru/pravila-zapolneniya-trudovoy-knizhki

Правила ведения трудовых книжек

Новые правила заполнения трудовой книжки в 2018 году

Рассмотрим основные правила оформления и ведения трудовых книжек: общие правила и порядок заполнения записей о работе, увольнении, награждении.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам.

Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути – это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина.

Правила ведения трудовых книжек в РФ 2019 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2019 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Требования

и правила

Номер по порядку

Должен быть у каждой записи

Даты

Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

Цвет чернил

Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки

Сокращения

Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми

Язык

Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

Строгое соответствие записи приказу

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

Сроки внесения

Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии

Ознакомление работников и заверение

Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются

Исправление ошибок

Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

  • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
  • затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
  • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
  • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжекустановлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

  • сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
  • копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
  • копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
  • на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами.

Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина.

Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину.

Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек.

Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается).

Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения.

Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес.

Хранится трудовая книжка 75 лет.

Источник: https://ppt.ru/art/tk/vedenie-trudovih

Императив
Добавить комментарий