График документооборота на предприятии образец ворд

График документооборота предприятия для составления бухгалтерской и налоговой отчетности

График документооборота на предприятии образец ворд

Приложение №  3 к Учетной Политике

                                                                                                                                                                             для целей бухгалтерского учета      

График документооборота ОАО «Взрывпром Юга Кузбасса» на 2014 год

для составления бухгалтерской и налоговой отчетности

№ п/пНаименование документаОперацияСоздание (доставка) документаПроверка документаУтверж-дение документа или подписываетОбработка документаСрок хранения в архиве
КоличествоОтветственные исполнителиСроки представления/ вид документаОтвет-ственный за проверкуСрок проверки и предоставления другому ответ. лицуКто исполняетСрок исполнения
123456789101112
Учет капитальных вложений, основных фондов
1Акт  приёма-передачи объекта   ОС(кроме зданий, сооружений)(форма ОС-1, накладная на внутреннее  перемещение ОС(форма ОС-2)Ввод в эксплуатацию ОС, перемещение ОС1Подотчетное лицо, бухгалтер по учету ОС и кап. вложений,Не позднее 5 числа месяца, следующего  за отчетным / на бумажном носителеБухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложенийне позднее 3 дней, следующего за представлением документа Директорили отв. лицо по приказуБухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложенийне позднее 1 дня, следующего за представлением документа5 лет
2Акт о списании основных средств форма ОС-4, акт на списание автотранспортных средств форма 0С-4аСписание ОС1Комиссия  назначаемая по приказу, подотчетное лицоВ соответствии с датой указанной в приказе на списание с бухгалтерского учета объекта ОС/части объекта  движимого и недвижимого имущества..Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложенийне позднее 1 дня, следующего за представлением документадиректорили отв. лицо по приказуБухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложенийне позднее 1 дня, следующего за представлением документа5 лет
3Инвентарная карточка учёта ОС (форма ОС-6)Ввод в эксплуатацию ОС1Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложенийУчет исполняется в электронном носителе  в момент осуществления хозяйственной операции по поступлениюобъекта ОС. На бумажном носителе формируется  выборочно по мере необходимостиБухгалтер по учету основных средств и капитальных вложенийНе позднее 1 дня, следующего за представлением документаПодписывает  бухгалтер  по учету основных средств и капитальных вложенийБухгалтерпо основным средствам и капитальным вложениямНе позднее 1 дня, следующего за представлением документабессрочно
4Акт о приеме выполненных работ(форма КС 2),справка о стоимости выполненных работ (форма КС-3),счета- фактуры по СМР к данным формамПодтверждение факта выполнения работ строительно –монтажного характера.1Ответственный исполнитель по договоруОт предприятий Группы Мечел не позднее 2 числа месяца,следующего  за отчетным.От сторонних контрагентов не позднее 5 числа месяца, следующего  за отчетным / на бумажном носителе.В случае отсутствия оригинала  в указанные сроки копии, не позднее 25 числа  месяца, следующего за отчетным –оригиналы.Юрист/Управление по договорным отношениямОт предприятий Группы Мечел не позднее 4 числа месяца, следующего  за отчетным.От сторонних контрагентов не позднее 7 числа месяца, следующего  за отчетным.В случае отсутствия оригинала  в указанные сроки копии, не позднее 25 числа  месяца, следующего за отчетным- оригиналы.директорили отв. лицо по приказуБухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложенийНе позднее 1 дня, следующего за днем получения документа5 лет
ЮристОт предприятий Группы Мечел не позднее 4 числа месяца, следующего  за отчетным,от сторонних контрагентов не позднее 7 числа месяца, следующего  за отчетным/ на бумажном носителе.В случае отсутствия оригинала  в указанные сроки копии, не позднее 25 числа  месяца, следующего за отчетным- оригиналы.Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложенийНе позднее 1 дня, следующего за днем получения документа5 лет
5Акт  о приемки – передачи оборудования в монтаж ( форма  ОС-15), акт приемки  оборудования( форма  ОС-14)Передача в монтаж ОС, приемка  оборудования из монтажа2Комиссия  назначаемая по приказу, подотчетное лицоНе позднее 3 числа месяца, следующего  за отчетным / на бумажном носителеБухгалтер по учету основных средств и капитальных вложенийВ день оформления операциидиректорили отв. лицо по приказу Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложенийНе позднее дня, следующего за представлением документа5 лет
6Счета – фактуры, накладные на приобретение ОС  и услуги по кап. вложениям ( акты на выполненные работы)Приобретение ОС и услуги, относимые на кап. вложения1ответственные исполнители по договорамОт предприятий Группы Мечел не позднее 2 числа месяца, следующего  за отчетным,от сторонних контрагентов не позднее 5 числа месяца, следующего  за отчетным/ на бумажном носителе.В случае отсутствия оригинала  в указанные сроки копии, не позднее 25 числа  месяца, следующего за отчетным- оригиналы.Юрист/Управление по договорным отношениям и контролюпо мере проведения проверки , но не позже 5 числа следующего месяца В случае отсутствия оригинала  в указанные сроки копии, не позднее 25 числа  месяца, следующего за отчетным –оригиналы.директорили отв. лицо по приказу Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложенийНе позднее 1 дня, следующего за представлением документа5 лет
Учет расчетных операций5 лет
7Выписка банка, платежные порученияПеречисление  и поступления на расчетный счет1Бухгалтер1-2 после проведения операций/ бумажный носительГл. бухгалтерне позднее дня, следующего за представлением документаБухгалтерне позднее дня, следующего за представлением документа5 лет
Учет кассовых операций5 лет
8Приходные кассовые ордераПолучение наличных денежных средств в банке, оприходование выручки в кассу1Бухгалтер-кассирВ день получения наличных денежных средств в кассу предприятия или в банке/ бумажный носительБухгалтерВ день оформления операцииГлавный бухгалтер или ответственное лицо по приказуБухгалтер-кассирВ день оформления5 лет
9Расходные кассовые ордераВыдача наличных денежных средств из кассы1Бухгалтер-кассирПо мере выдачи денежных средств из кассы / бумажный носительБухгалтерВ день оформления операциируководители поименованные в карточках образцов подписей, главный бухгалтерБухгалтер-кассирВ день оформления5 лет
10Кассовая книгаПолучение и выдача наличных денежных средств1Бухгалтер-кассирВ дни проведения операций по кассеГл. бухгалтерВ день оформленияГлавный бухгалтер или ответственное лицо по приказу5 лет
11Акт сверки взаимных расчётовСверка взаимных расчётов2бухгалтера в соответствии с приказом Ежемесячно с предприятиями, входящими в группу «Мечел» (срок и порядок сверки в соответствии с отдельными приказами). Ежемесячно с прочими кредиторами, сальдо расчетов с которыми, либо

Уважаемый посетитель!

Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).

Ссылка на скачивание – внизу страницы.

Источник: https://vunivere.ru/work95590

Документооборот | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

График документооборота на предприятии образец ворд

Делопроизводство и документооборот составная часть всех организационных бизнес-процессов в любой компании.

Ее документооборот может иметь разный объем, но только его грамотная организация является гарантией своевременного исполнения управляющих решений и эффективной обратной связи, обеспечивающих высокую производительность. В статье рассмотрены вопросы внедрения и ведения документооборота на предприятии в 2016 году.

Из статьи вы узнаете:

  • В чем заключается роль делопроизводства и документооборота в организации;
  • Какие правила документооборота обеспечивают его эффективность;
  • Что такое график и схема документооборота;
  • Как организован учет документооборота;
  • Как повысить эффективность управления документооборотом за счет внедрения СЭД.

Организация делопроизводства и документооборота на предприятии – важная задача, позволяющая учитывать и контролировать весь документопоток, обеспечивающий все производственные процессы.

Внедрение и ведение делопроизводства в организации существенно облегчают специализированные системы электронного документооборота.

В статье рассмотрены вопросы повышения эффективности учета и  управления документооборотом.

Делопроизводство и документооборот на предприятии

Определимся с терминологией. Делопроизводство – это комплекс мероприятий, охватывающий все процедуры учета и обработки внутренних и внешних рабочих документов, связанных с деятельностью организации.

Эти мероприятия направлены на обеспечение своевременного создания или получения документов, их регистрации, распределения по исполнителям, выполнения и передачи в архив.

Документооборот отражает весь цикл движения документа от момента создания или получения до момента передачи на архивное хранение или уничтожение. То есть, документооборот является составляющей делопроизводства.

Контроль исполнения документов

Очень важно, чтобы делопроизводство и документооборот в 2016 году были организованы на предприятии грамотно.

Это необходимое условие для оперативного обмена информацией, как с внешним миром, так и внутри организации, необходимого для принятия и своевременного доведения до сведения исполнителей управленческих решений.

Управление документооборотом позволяет повысить информированность сотрудников за счет своевременного ознакомления со сведениями, необходимыми для эффективного выполнения должностных обязанностей; производственную дисциплину и, в конечном итоге, производительность труда.

Основные правила документооборота в 2016 году

Документооборот – процесс управляемый, а, значит, и регулируемый. Но, если раньше управление документооборотом осуществлялось в ручном режиме, сегодня все процедуры, составляющие этот процесс, автоматизированы.

Выбор системы электронного документооборота: анализируем все этапы процесса

Это существенно облегчает выполнение основных правил документооборота, позволяющих сократить маршрут движения каждого документа, исключить его повторные возвраты  и обеспечить своевременное исполнение. К таким правилам относятся:

  • использование единого канала поступления входящего документопотока;
  • централизованная однократная регистрация и учет всего документооборота организации;
  • оптимизация  числа исполнителей и инстанций, которые должен пройти документ;
  • максимальное исключение возвратов документов;
  • использование единых методов и технологий обработки документов;
  • контроль соблюдения сроков прохождения каждой инстанции на маршруте движения документа.

График (схема) документооборота

И график, и схема документооборота разрабатываются каждым предприятием индивидуально, с учетом специфики его деятельности, структуры, подведомственности, объемов документов.

График документооборота в 2016 году может быть разработан как для всего предприятия или его отдельных структурных единиц, так и для конкретных видов нормативных актов и иных внутренних документов (положений, договоров и пр.).

При этом и сам график, и схема документооборота, иллюстрирующая его, могут быть оформлены в качестве приложений к регламентирующему документооборот локальному нормативному акту (например, к соответствующей инструкции).

Документооборот на SharePoint

Схема и график документооборота должны отражать фактически действующую на предприятии систему прохождения документов и включать в себя все процессы по разработке, получению, созданию и обработке документов, с указанием ответственных исполнителей, взаимосвязей между ними и сроков исполнения.

Организация и учет документооборота в 2016 году

В зависимости от объемов документопотока, контролировать документооборот на предприятии может специальное подразделение или ответственное лицо, например, секретарь. Но в любом случае работодатель должен обеспечить возможность регистрации, учета и хранения как текущих, так и архивных документов, а также их экспертизы на ценность и уничтожения.

Перспективы перехода к системе электронного документооборота кадровой документации

Учет документооборота должен осуществляться в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел с дифференциацией на входящие, исходящие и внутренние документы.

К входящим относятся документы, направляемые от вышестоящих, нижестоящих или несоподчиненных организаций, а также обращения граждан. Исходящей считается документация, разработанная внутри данного предприятия и направляемая внешним адресатам.

Это могут быть как ответы на поступившие входящие запросы, так и инициативные документы – информационные или предполагающие ответы.

Внутренние документы разрабатываются и используются аппаратом управления самой организации, они обеспечивают обратную связь и транслируют управленческие сигналы, устанавливают порядок взаимодействия работодателя и работников.

Внедрение и ведение документооборота в 2016 году

Внедрение документооборота в 2016 году – насущная потребность для любой, даже небольшой организации, поскольку каждое предприятие осуществляет свою деятельность, получая входящие, составляя исходящие и внутренние документы. И даже, если количество этих документов невелико, ведение документооборота сегодня предполагает использование специализированных автоматизированных систем – СЭД (систем электронного документооборота).

Правила регистрации документов

Конечно, многие владельцы небольших предприятий склонны использовать для учета документов и отслеживания их маршрутов  простейшие электронные таблицы типа Excel, но это как раз тот случай, когда скупой платит дважды.

Стоимость СЭД, имеющий минимально необходимый набор функций документооборота, невелика, но ее возможности гораздо шире, чем у электронных таблиц.

Ведение документооборота с помощью СЭД, имеющий необходимый для конкретной организации функционал, позволит сократить количество сотрудников подразделения, отвечающего за документооборот крупного предприятия, и даст возможность сотруднику небольшой фирмы совмещать обязанности, контролируя работу с документами.

 Управление документооборотом с помощью СЭД

Внедрение автоматизированной системы управления документооборотом позволит сократить время на поиск и согласование документов, их избыточное копирование и размножение, исключить утерю. Кроме того, использование СЭД позволит систематизировать работу с конфиденциальной информацией, составляющей коммерческую или служебную тайну, разграничить доступ исполнителей к таким сведениям.

Технология работы с документами. Документооборот

Управление документооборотом с использованием СЭД гарантирует сохранность всех документов посредством создания  и использования в работе их электронных копий. Такие электронные архивы обеспечивают удобный доступ к необходимой информации сотрудникам в рамках установленного для конкретной должности уровня.

СЭД обеспечивает контроль исполнения, своевременность прохождения документом установленного маршрута. Внедрение СЭД позволит автоматизировать многие процедуры, составляющие документооборот предприятия: формирование реестров и справок, составление и отправка отчетов, выполнение других рутинных функций.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210533-qqq-16-m5-dokumentooborot

График документооборота

График документооборота на предприятии образец ворд

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

График документооборота

Документооборот – это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота – это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.

Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

* таксировка (расценка) – предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

* группировка – подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

* контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов

первичный документооборот организационный табель

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет.

Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации.

В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения.

Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г.

N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е.

предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово – экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.

) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Оптимизация документооборота

Источник: https://revolution.allbest.ru/management/00395223_0.html

Императив
Добавить комментарий