График документооборота предприятия для составления бухгалтерской и налоговой отчетности
Приложение № 3 к Учетной Политике
для целей бухгалтерского учета
График документооборота ОАО «Взрывпром Юга Кузбасса» на 2014 год
для составления бухгалтерской и налоговой отчетности
| № п/п | Наименование документа | Операция | Создание (доставка) документа | Проверка документа | Утверж-дение документа или подписывает | Обработка документа | Срок хранения в архиве | ||||
| Количество | Ответственные исполнители | Сроки представления/ вид документа | Ответ-ственный за проверку | Срок проверки и предоставления другому ответ. лицу | Кто исполняет | Срок исполнения | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Учет капитальных вложений, основных фондов | |||||||||||
| 1 | Акт приёма-передачи объекта ОС(кроме зданий, сооружений)(форма ОС-1, накладная на внутреннее перемещение ОС(форма ОС-2) | Ввод в эксплуатацию ОС, перемещение ОС | 1 | Подотчетное лицо, бухгалтер по учету ОС и кап. вложений, | Не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным / на бумажном носителе | Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложений | не позднее 3 дней, следующего за представлением документа | Директорили отв. лицо по приказу | Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложений | не позднее 1 дня, следующего за представлением документа | 5 лет |
| 2 | Акт о списании основных средств форма ОС-4, акт на списание автотранспортных средств форма 0С-4а | Списание ОС | 1 | Комиссия назначаемая по приказу, подотчетное лицо | В соответствии с датой указанной в приказе на списание с бухгалтерского учета объекта ОС/части объекта движимого и недвижимого имущества.. | Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложений | не позднее 1 дня, следующего за представлением документа | директорили отв. лицо по приказу | Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложений | не позднее 1 дня, следующего за представлением документа | 5 лет |
| 3 | Инвентарная карточка учёта ОС (форма ОС-6) | Ввод в эксплуатацию ОС | 1 | Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложений | Учет исполняется в электронном носителе в момент осуществления хозяйственной операции по поступлениюобъекта ОС. На бумажном носителе формируется выборочно по мере необходимости | Бухгалтер по учету основных средств и капитальных вложений | Не позднее 1 дня, следующего за представлением документа | Подписывает бухгалтер по учету основных средств и капитальных вложений | Бухгалтерпо основным средствам и капитальным вложениям | Не позднее 1 дня, следующего за представлением документа | бессрочно |
| 4 | Акт о приеме выполненных работ(форма КС 2),справка о стоимости выполненных работ (форма КС-3),счета- фактуры по СМР к данным формам | Подтверждение факта выполнения работ строительно –монтажного характера. | 1 | Ответственный исполнитель по договору | От предприятий Группы Мечел не позднее 2 числа месяца,следующего за отчетным.От сторонних контрагентов не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным / на бумажном носителе.В случае отсутствия оригинала в указанные сроки копии, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным –оригиналы. | Юрист/Управление по договорным отношениям | От предприятий Группы Мечел не позднее 4 числа месяца, следующего за отчетным.От сторонних контрагентов не позднее 7 числа месяца, следующего за отчетным.В случае отсутствия оригинала в указанные сроки копии, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным- оригиналы. | директорили отв. лицо по приказу | Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложений | Не позднее 1 дня, следующего за днем получения документа | 5 лет |
| Юрист | От предприятий Группы Мечел не позднее 4 числа месяца, следующего за отчетным,от сторонних контрагентов не позднее 7 числа месяца, следующего за отчетным/ на бумажном носителе.В случае отсутствия оригинала в указанные сроки копии, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным- оригиналы. | Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложений | Не позднее 1 дня, следующего за днем получения документа | 5 лет | |||||||
| 5 | Акт о приемки – передачи оборудования в монтаж ( форма ОС-15), акт приемки оборудования( форма ОС-14) | Передача в монтаж ОС, приемка оборудования из монтажа | 2 | Комиссия назначаемая по приказу, подотчетное лицо | Не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным / на бумажном носителе | Бухгалтер по учету основных средств и капитальных вложений | В день оформления операции | директорили отв. лицо по приказу | Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложений | Не позднее дня, следующего за представлением документа | 5 лет |
| 6 | Счета – фактуры, накладные на приобретение ОС и услуги по кап. вложениям ( акты на выполненные работы) | Приобретение ОС и услуги, относимые на кап. вложения | 1 | ответственные исполнители по договорам | От предприятий Группы Мечел не позднее 2 числа месяца, следующего за отчетным,от сторонних контрагентов не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным/ на бумажном носителе.В случае отсутствия оригинала в указанные сроки копии, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным- оригиналы. | Юрист/Управление по договорным отношениям и контролю | по мере проведения проверки , но не позже 5 числа следующего месяца В случае отсутствия оригинала в указанные сроки копии, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным –оригиналы. | директорили отв. лицо по приказу | Бухгалтерпо учету основных средств и капитальных вложений | Не позднее 1 дня, следующего за представлением документа | 5 лет |
| Учет расчетных операций | 5 лет | ||||||||||
| 7 | Выписка банка, платежные поручения | Перечисление и поступления на расчетный счет | 1 | Бухгалтер | 1-2 после проведения операций/ бумажный носитель | Гл. бухгалтер | не позднее дня, следующего за представлением документа | Бухгалтер | не позднее дня, следующего за представлением документа | 5 лет | |
| Учет кассовых операций | 5 лет | ||||||||||
| 8 | Приходные кассовые ордера | Получение наличных денежных средств в банке, оприходование выручки в кассу | 1 | Бухгалтер-кассир | В день получения наличных денежных средств в кассу предприятия или в банке/ бумажный носитель | Бухгалтер | В день оформления операции | Главный бухгалтер или ответственное лицо по приказу | Бухгалтер-кассир | В день оформления | 5 лет |
| 9 | Расходные кассовые ордера | Выдача наличных денежных средств из кассы | 1 | Бухгалтер-кассир | По мере выдачи денежных средств из кассы / бумажный носитель | Бухгалтер | В день оформления операции | руководители поименованные в карточках образцов подписей, главный бухгалтер | Бухгалтер-кассир | В день оформления | 5 лет |
| 10 | Кассовая книга | Получение и выдача наличных денежных средств | 1 | Бухгалтер-кассир | В дни проведения операций по кассе | Гл. бухгалтер | В день оформления | Главный бухгалтер или ответственное лицо по приказу | 5 лет | ||
| 11 | Акт сверки взаимных расчётов | Сверка взаимных расчётов | 2 | бухгалтера в соответствии с приказом | Ежемесячно с предприятиями, входящими в группу «Мечел» (срок и порядок сверки в соответствии с отдельными приказами). Ежемесячно с прочими кредиторами, сальдо расчетов с которыми, либо |
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание – внизу страницы.
Источник: https://vunivere.ru/work95590
Документооборот | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Делопроизводство и документооборот составная часть всех организационных бизнес-процессов в любой компании.
Ее документооборот может иметь разный объем, но только его грамотная организация является гарантией своевременного исполнения управляющих решений и эффективной обратной связи, обеспечивающих высокую производительность. В статье рассмотрены вопросы внедрения и ведения документооборота на предприятии в 2016 году.
Из статьи вы узнаете:
- В чем заключается роль делопроизводства и документооборота в организации;
- Какие правила документооборота обеспечивают его эффективность;
- Что такое график и схема документооборота;
- Как организован учет документооборота;
- Как повысить эффективность управления документооборотом за счет внедрения СЭД.
Организация делопроизводства и документооборота на предприятии – важная задача, позволяющая учитывать и контролировать весь документопоток, обеспечивающий все производственные процессы.
Внедрение и ведение делопроизводства в организации существенно облегчают специализированные системы электронного документооборота.
В статье рассмотрены вопросы повышения эффективности учета и управления документооборотом.
Делопроизводство и документооборот на предприятии
Определимся с терминологией. Делопроизводство – это комплекс мероприятий, охватывающий все процедуры учета и обработки внутренних и внешних рабочих документов, связанных с деятельностью организации.
Эти мероприятия направлены на обеспечение своевременного создания или получения документов, их регистрации, распределения по исполнителям, выполнения и передачи в архив.
Документооборот отражает весь цикл движения документа от момента создания или получения до момента передачи на архивное хранение или уничтожение. То есть, документооборот является составляющей делопроизводства.
Контроль исполнения документов
Очень важно, чтобы делопроизводство и документооборот в 2016 году были организованы на предприятии грамотно.
Это необходимое условие для оперативного обмена информацией, как с внешним миром, так и внутри организации, необходимого для принятия и своевременного доведения до сведения исполнителей управленческих решений.
Управление документооборотом позволяет повысить информированность сотрудников за счет своевременного ознакомления со сведениями, необходимыми для эффективного выполнения должностных обязанностей; производственную дисциплину и, в конечном итоге, производительность труда.
Основные правила документооборота в 2016 году
Документооборот – процесс управляемый, а, значит, и регулируемый. Но, если раньше управление документооборотом осуществлялось в ручном режиме, сегодня все процедуры, составляющие этот процесс, автоматизированы.
Выбор системы электронного документооборота: анализируем все этапы процесса
Это существенно облегчает выполнение основных правил документооборота, позволяющих сократить маршрут движения каждого документа, исключить его повторные возвраты и обеспечить своевременное исполнение. К таким правилам относятся:
- использование единого канала поступления входящего документопотока;
- централизованная однократная регистрация и учет всего документооборота организации;
- оптимизация числа исполнителей и инстанций, которые должен пройти документ;
- максимальное исключение возвратов документов;
- использование единых методов и технологий обработки документов;
- контроль соблюдения сроков прохождения каждой инстанции на маршруте движения документа.
График (схема) документооборота
И график, и схема документооборота разрабатываются каждым предприятием индивидуально, с учетом специфики его деятельности, структуры, подведомственности, объемов документов.
График документооборота в 2016 году может быть разработан как для всего предприятия или его отдельных структурных единиц, так и для конкретных видов нормативных актов и иных внутренних документов (положений, договоров и пр.).
При этом и сам график, и схема документооборота, иллюстрирующая его, могут быть оформлены в качестве приложений к регламентирующему документооборот локальному нормативному акту (например, к соответствующей инструкции).
Документооборот на SharePoint
Схема и график документооборота должны отражать фактически действующую на предприятии систему прохождения документов и включать в себя все процессы по разработке, получению, созданию и обработке документов, с указанием ответственных исполнителей, взаимосвязей между ними и сроков исполнения.
Организация и учет документооборота в 2016 году
В зависимости от объемов документопотока, контролировать документооборот на предприятии может специальное подразделение или ответственное лицо, например, секретарь. Но в любом случае работодатель должен обеспечить возможность регистрации, учета и хранения как текущих, так и архивных документов, а также их экспертизы на ценность и уничтожения.
Перспективы перехода к системе электронного документооборота кадровой документации
Учет документооборота должен осуществляться в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел с дифференциацией на входящие, исходящие и внутренние документы.
К входящим относятся документы, направляемые от вышестоящих, нижестоящих или несоподчиненных организаций, а также обращения граждан. Исходящей считается документация, разработанная внутри данного предприятия и направляемая внешним адресатам.
Это могут быть как ответы на поступившие входящие запросы, так и инициативные документы – информационные или предполагающие ответы.
Внутренние документы разрабатываются и используются аппаратом управления самой организации, они обеспечивают обратную связь и транслируют управленческие сигналы, устанавливают порядок взаимодействия работодателя и работников.
Внедрение и ведение документооборота в 2016 году
Внедрение документооборота в 2016 году – насущная потребность для любой, даже небольшой организации, поскольку каждое предприятие осуществляет свою деятельность, получая входящие, составляя исходящие и внутренние документы. И даже, если количество этих документов невелико, ведение документооборота сегодня предполагает использование специализированных автоматизированных систем – СЭД (систем электронного документооборота).
Правила регистрации документов
Конечно, многие владельцы небольших предприятий склонны использовать для учета документов и отслеживания их маршрутов простейшие электронные таблицы типа Excel, но это как раз тот случай, когда скупой платит дважды.
Стоимость СЭД, имеющий минимально необходимый набор функций документооборота, невелика, но ее возможности гораздо шире, чем у электронных таблиц.
Ведение документооборота с помощью СЭД, имеющий необходимый для конкретной организации функционал, позволит сократить количество сотрудников подразделения, отвечающего за документооборот крупного предприятия, и даст возможность сотруднику небольшой фирмы совмещать обязанности, контролируя работу с документами.
Управление документооборотом с помощью СЭД
Внедрение автоматизированной системы управления документооборотом позволит сократить время на поиск и согласование документов, их избыточное копирование и размножение, исключить утерю. Кроме того, использование СЭД позволит систематизировать работу с конфиденциальной информацией, составляющей коммерческую или служебную тайну, разграничить доступ исполнителей к таким сведениям.
Технология работы с документами. Документооборот
Управление документооборотом с использованием СЭД гарантирует сохранность всех документов посредством создания и использования в работе их электронных копий. Такие электронные архивы обеспечивают удобный доступ к необходимой информации сотрудникам в рамках установленного для конкретной должности уровня.
СЭД обеспечивает контроль исполнения, своевременность прохождения документом установленного маршрута. Внедрение СЭД позволит автоматизировать многие процедуры, составляющие документооборот предприятия: формирование реестров и справок, составление и отправка отчетов, выполнение других рутинных функций.
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210533-qqq-16-m5-dokumentooborot
График документооборота
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
График документооборота
Документооборот – это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
График документооборота – это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.
Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.
Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:
1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;
4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:
* таксировка (расценка) – предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
* группировка – подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
* контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Сроки хранения первичных документов
первичный документооборот организационный табель
Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет.
Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет.
Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации.
В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения.
Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г.
N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е.
предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово – экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.
) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.
В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Оптимизация документооборота
…
Источник: https://revolution.allbest.ru/management/00395223_0.html
